Показатели KPI в основном используют в продажах, маркетинге, IT-сфере. Эта система нужна для оценки показателей эффективности и применима как к конкретным сотрудникам и отделам, так и к бизнесу в целом. Расскажем, что такое KPI простыми словами, как рассчитывается KPI сотрудника по разным метрикам, для чего используют.
Зачем использовать KPI
Система KPI (key performance indicators) – это набор метрик, которые нужны для оценки эффективности работы отдельного человека, проекта, всей компании. Основана на количественных и качественных данных, которые позволяют:
- Отследить ключевые аспекты работы компании. KPI – это то, что даёт возможность выявить рычаги для повышения прибыли, роста бизнеса, оптимизации процессов.
- Мотивировать сотрудников. Ключевые показатели эффективности – это критерий оценки работы отдельного человека. При такой форме оплаты труда итоговая сумма зависит только от стараний, знаний, умений работника. Он может получать больше, если будет понимать, как можно повысить доход.
- Оценить эффективность деятельности. Например, KPI сотрудников позволяет понять, кто в компании работает лучше, делает бóльший вклад в общее дело.
- Планировать. Показатели эффективности – это критерии, которые позволяют понять, что нужно изменить, чтобы развивать бизнес, увеличивать прибыль.
KPI – это, простыми словами, система расчёта эффективности работы, но цели у неё могут быть разные: рост прибыли, запуск нового проекта, удержание сотрудников, выход на международные рынки и др.
Кипиай для сотрудников или компании в целом выражается в процентах, цифрах. Это позволяет визуализировать деятельность и более точно понять, где существуют узкие места, как выполняются задачи, достигаются цели. Если в бизнесе используется эта система, сотрудников премируют при выполнении плана по KPI.
Виды ключевых показателей эффективности
Кипиай – это система не для каждой сферы. Например, если используется для оценки работы сотрудника, то может применяться только там, где от деятельности персонала зависят результаты: в продажах, торговле, маркетинге. Индикатор сложно использовать на некоторых производствах, в офисной сфере.
В интернет-маркетинге
Зная, что такое KPI сотрудников, можно оценивать показатели эффективности тех, кто работает в сфере интернет-маркетинга. В основном используют такие метрики:
- Трафик. Показатель эффективности рассчитывают по количеству трафика, подписчиков, переходов по ссылкам, открытий писем на почте.
- Прибыль. Подсчёт ведут по заработанным компанией деньгам, которые принёс отдельный сотрудник.
- Лиды. Считают не только число заявок, звонков или подписок, но и их качество.
Перед тем как рассчитать KPI, определяют цели такого расчёта. Кроме основных показателей, могут использоваться и другие: количество кликов по объявлению, вовлечённость посетителей сайта и др. Все они нужны, чтобы оценить успешность работы маркетолога.
В продажах
Основные метрики KPI в сфере продаж:
- выполнение плана;
- число новых клиентов;
- количество сделок, звонков, писем;
- размер среднего чека, число чеков.
Что такое кипиай, простыми словами, для отдела продаж? Это один из самых лёгких способов понять, кто сделал бóльший вклад в выполнение плана. Он позволяет выяснить, кто из сотрудников работал эффективнее, благодаря кому компания получила основную прибыль, и дать бонусы тому, кто этого заслужил.
В управлении персоналом
В сфере управления персоналом показатель KPI – это, простыми словами, способ оценки работы сотрудников, которые работают с кадрами. Используют такие метрики:
- выполнение плана – закрытие вакансий на 100% или дефицит кадров;
- качество работы – соотношение принятых и уволенных сотрудников;
- удовлетворённость руководителя компании персоналом.
Могут использоваться и другие параметры: текучесть кадров, коэффициент отсутствия на работе, индекс лояльности работников. У руководителя HR-отдела метрик обычно больше: рациональное использование бюджета и инвестиций на персонал, производительность труда.
Примеры KPI в разных отраслях
Что такое KPI, простыми словами, для сотрудников? Это возможность получать больше, если работать эффективнее. Бизнес использует эту систему не только для мотивации персонала, но и как инструмент достижения цели и контроля над работой сотрудников. Применяют количественные и качественные показатели.
К количественным относят:
- индикаторы, которые можно выразить в деньгах: издержки, выручка, чистая прибыль;
- количество посетителей, время обработки заказов, конверсию, клиентскую базу;
- индикаторы в процентах – например, отклонение от плана;
- финансовые показатели, например, долю компании на рынке.
Качественные показатели чаще всего выражаются в баллах или оценках:
- уровень мотивации персонала;
- удовлетворённость покупателей качеством обслуживания;
- удовлетворённость сотрудников работой в компании.
Например, в сфере ритейла тоже может использоваться KPI – что это, простыми словами, в торговле? Если говорить о рознице, то используют такие метрики:
- Оборот. Указывает на масштабность бизнеса, качество товарного ассортимента, положительный результат от рекламы.
- Количество продаж. Тоже указывает на обороты, помогает грамотно составлять план и анализировать, какой товар более востребован.
- Конверсия. Указывает, на какое количество реальных потребителей может рассчитывать бизнес.
- Прибыль. Помогает понять, эффективно ли работает точка или сеть, не нужно ли менять поставщиков, разнообразить ассортимент, скорректировать ценовую политику
- Средний чек (средняя сумма, которую тратит покупатель). Указывает на ценность отдельного клиента и его вклад в прибыль компании.
В производственной сфере основными метриками KPI для оценки эффективности работы сотрудников будут:
- Производительность труда. Напрямую влияет на объём производства, показывает, сколько каждый сотрудник затрачивает ресурсов и времени на выполнение своих обязанностей, рационально ли использует рабочее время.
- Качество выпускаемой продукции. Отслеживание этого параметра позволяет свести к минимуму брак, повысив привлекательность продукта для покупателей.
- Соответствие выпускаемой продукции установленным стандартам. По этому параметру можно понять, нужно ли усилить контроль над производством, пересмотреть стандарты качества.
- Соблюдение техники безопасности труда. Учитывает количество травм на производстве, их тяжесть.
В сфере IT тоже применяется KPI, как рассчитать:
- показатели расходования бюджета: плановые показатели, фактические траты;
- окупаемость инвестиций;
- соблюдение сроков выполнения проектов;
- соотношение времени простоя и работы.
Это в целом, а для отдельных сотрудников метрики отличаются. Например, расшифровка KPI для сисадмина:
- уровень безопасности;
- время бесперебойной работы оборудования;
- качество техподдержки;
- объём решённых задач и отношение к нерешённым.
В любой сфере KPI выступает бизнес-индикаторами, по которым можно понять, насколько успешно достигаются цели отделом или конкретным сотрудником. Практически везде их можно интерпретировать качественно и количественно.
Как разработать и внедрить KPI
KPI можно использовать на старте бизнеса или в уже действующих компаниях, но во втором случае потребуется время, чтобы сотрудники успели перестроиться. Разберёмся, как правильно использовать систему KPI – что это такое и как рассчитать, а также как избежать ошибок при внедрении.
Правила разработки KPI
При разработке системы нужно учитывать такие принципы:
- Действовать сообща. И руководители, и сотрудники должны принять новую систему и следовать ей.
- Контроль на всех этапах. Обычно это поручают руководителям подразделений, но иногда специально выделенному для этих целей сотруднику.
- Учёт текущей стратегии. Показатели KPI не должны идти вразрез с тем планом, который уже успешно используется в компании.
- Баланс. Если KPI используется для мотивации персонала путём выдачи бонусов, сотрудники не должны работать только ради выполнения плана.
Работники могут не сразу оценить по достоинству внедрение новой системы. Руководителю важно описать все преимущества, в первую очередь финансовые выгоды.
Схема внедрения кипиай – что нужно делать руководству бизнеса:
- Выбрать ответственных. В крупных компаниях это может быть начальник отдела, который будет отслеживать показатели эффективности работы сотрудников в своём подчинении.
- Провести обучение. И руководители, и рядовые сотрудники должны понимать, как работает KPI, для чего это нужно и как повлияет на зарплаты.
- Выбрать метрики. Неэффективно отслеживать всё подряд – это потребует больше времени и ресурсов, но не даст результата. Выберите только те факторы, которые оказывают большее влияние на работу компании, и возьмите их.
- Определить, для кого будет применяться новая система. Это может быть отдел, группа из нескольких сотрудников или компания в целом. Но начинать лучше с небольшого количества работников, постепенно увеличивая их число.
- Давать обратную связь. Все метрики, которые будут задействованы в расчётах, должны быть доступны для сотрудников. То есть в любой момент необходимо предоставить им возможность отследить показатели эффективности работы, например, в CRM.
- Формировать отчётность. Она важна для дальнейшего анализа.
На первых этапах у сотрудников могут снизиться зарплаты, что повлечёт за собой их недовольство, нередко ухудшается качество выполнения работы.
Возможные ошибки при внедрении
Руководству компании недостаточно знать основные факты о KPI – как расшифровывается, на что влияет и зачем применяется. При внедрении системы в организации нередко возникают типичные ошибки:
- Неправильный подбор ключевых метрик. Те показатели, которые важны для одного бизнеса, могут быть бесполезными для другого. Более того, метрики чаще всего отличаются для разных отделов внутри одной компании. Поэтому использовать готовые шаблоны не стоит – выстраивайте стратегии индивидуально.
- Быстрая смена формы оплаты труда. Если большинство или все сотрудники в компании работали на почасовой оплате, то в первые месяцы после внедрения их зарплата может существенно снизиться, что приведёт к недовольству и даже увольнениям. Вводите KPI поэтапно и отслеживайте, как это влияет на зарплаты, производительность, прибыль.
- Завышение плановых показателей. Если план не соответствует реальности, то KPI не поможет его выполнить и ещё больше снизит мотивацию сотрудников.
- Отсутствие динамики. Если некоторые из сотрудников регулярно перевыполняют план, но вне зависимости от объёма работы получают одну и ту же зарплату, необходимо пересмотреть подход.
Система KPI нужна не всегда. Например, сложно внедрить её в творческую работу или нетипичные задачи.
Рассчитываем показатели эффективности
Для расчёта существует общая формула, но методика отличается для разных сфер бизнеса.
Формулы и таблицы расчёта KPI
Основная формула – G=((F-С)/(D- C))×100%, где:
- F – фактическое выполнение плана;
- C – минимальные показатели, которых должен достичь сотрудник (при недостижении указываем 0);
- D – нормативные показатели выполнения плана.
Пример расчёта для сферы продаж:
- F – сотрудник закрыл 193 сделки за месяц;
- C – минимальный показатель составляет 50 продаж;
- D – норматив – 100 продаж.
Проведём расчёт: G = ((193−50)/(100−50)) × 100% = 286%.
Для расчётов можно использовать таблицы Excel, где будут такие столбцы: вес показателя, плановое значение, фактическое значение и индекс KPI. Записываем данные в таблицу – в каждой строке должны быть все метрики по сотруднику или отделу. Затем рассчитываем параметр для каждой из метрик по формуле C2×E2/D2, C3×E3/D3 и далее. Когда все показатели будут рассчитаны, просуммируем их: = СУММ(F3:F5).
Индекс KPI – сравнение фактических и плановых показателей. Можно создать собственную таблицу или использовать готовый образец.