Как работать с самозанятыми, чтобы ничего не нарушить

Нанимать самозанятых выгодно: не нужно платить НДФЛ, взносы, отпускать на больничный и в отпуск. Но есть много рисков. Проблемы может создать сам самозанятый или, что ещё страшнее, Роструд и ФНС. Невнимательных и неосмотрительных бизнесменов безжалостно штрафуют. Благо, что законодательных оснований очень много. Давайте разберём риски работы с самозанятыми и то, как их избежать.

Работать с самозанятыми или не работать?

Самозанятые с точки зрения финансов выгодны бизнесу:

1. Самозанятый сам за себя платит налоги и страховые взносы. Работодатель в этом вообще не участвует.
2. Самозанятому не нужно предоставлять трудовые права и гарантии. То есть ему не оплачивают отпуск, больничный, выходное пособие.
3. За счёт самозанятых можно расширять или сокращать штат по мере необходимости.
4. Самозанятым не нужно рабочее место, оборудование компании и прочие товарно-материальные ценности.

Создаётся впечатление, что постоянных работников лучше всего заменить на самозанятых. В нулевые годы такой же соблазн был в отношении ИП — предпринимателями заменяли постоянных работников, тем самым экономили на налогах и взносах.

Не стоит поддаваться искушению — налоговая ревностно следит за тем, чтобы бизнес не подменял трудовые отношения гражданско-правовыми. Законодательство постоянно ужесточается, критерии оценки категории отношений между исполнителем и заказчиком становятся шире и точнее.

Договор с самозанятым

Работу самозанятых регулирует Федеральный закон от 27.11.2018 № 422-ФЗ. В нём нет никаких пояснений про договор: специальная форма для плательщиков НПД не разработана.

Заключайте с самозанятыми обычный договор гражданско-правового характера. В нём должны быть пункты:

• дата заключения;
• предмет договора;
• порядок оказания услуг, требования к результату;
• процедура сдачи отчётности;
• ответственность исполнителя за некачественные работы;
• стоимость работ;
• способ оплаты;
• права и обязанности;
• срок действия;
• ответственность заказчика;
• порядок изменения условий договора;
• вариант решения споров;
• реквизиты сторон.

Это стандартные пункты. Их может быть больше или меньше в зависимости от ситуации.

Обязательно укажите в договоре:

1. Исполнитель — самозанятый. Не забудьте эту деталь, поскольку договор ГПХ можно заключать и с простым физлицом.
2. Налоги и взносы платит сам исполнитель, а компания освобождена от этой обязанности.
3. Самозанятый обязан предупреждать о смене статуса.

Последний пункт стоит пояснить. Самозанятость легко закрыть — нажал одну кнопку в приложении и ты уже физлицо, необременённое особым налоговым статусом. Для исполнителя — ничего особенно. Для фирмы-заказчика — неожиданные проблемы и расходы.

Если компания работает с самозанятым, то налоги и взносы за него не платит. Если работает с обычным физлицом — платит НДФЛ и страховые взносы. Когда плательщик НПД внезапно отказывается от своего статуса, у компании возникает дополнительная финансовая нагрузка и обязанности. Да ещё и ФНС накажет, если вовремя не заплатить всё, что полагается.

Иногда самозанятые теряют статус не по доброй воле, а из-за нарушений условий режима. Например, если превысили годовой доход. Риски те же — за физлицо без статуса плательщика НПД придётся уплачивать НДФЛ и взносы. Чтобы избежать проблем, не только включайте соответствующий пункт договора, но и хотя бы примерно следите за доходами самозанятого. Если вы даёте ему дорогие работы несколько месяцев подряд, то велика вероятность, что он превысит лимит.

В договоре с самозанятыми ещё важны формулировки, чтобы отношения не переквалифицировали в трудовые, но об этом мы скажем ниже.

Как проверить статус самозанятого

Раз уж речь зашла о рисках работы с самозанятым, который уже не обладает таким статусом, стоит сказать о проверке.

Изначально, до заключения договора, стоит убедиться, что у нанимаемого вами исполнителя действительно есть самозанятость.

1. Запросите выписку из приложения «Мой налог». Пусть исполнитель приложит её к пакету документов.
2. Проверьте статус сами по ИНН на сайте ФНС.

Зачем брать у самозанятого чеки

Выписывать чеки — прямая обязанность самозанятого, которая закреплена в законе. Кто этого не делает, тот нарушитель, которого налоговая накажет. Но сейчас не о бедных плательщиках НПД, а о бизнесе.

Расходы на оплату услуг самозанятого уменьшают налоговую базу компании. Но при одном условии — есть чеки. ФНС утверждает, что никакие другие документы, например акт, не заменят чек.

Самозанятый должен предоставить чек в день оплаты или до 9 числа следующего месяца.

Риски непредоставления или аннулирования чеков тоже можно предусмотреть договором.

Риск признания договора с самозанятом трудовым

Если ФНС и Роструд вдруг заметят, что компания вместо постоянных работников на трудовом договоре нанимает самозанятых, последует наказание.

Первое правило — самозанятый, которого вы нанимаете по договору ГПХ, не должен быть вашим бывшим сотрудником на трудовом договоре. Запрет на наём действует два года.

Это сделано, чтобы действующих работников не переводили в самозанятые ради оптимизации бизнеса.

Второе правило — в договоре с самозанятым не должно быть признаков трудовых отношений.

Чтобы понять, чем отличаются трудовые отношения от гражданско-правовых, прочитайте статью юриста Нелли Гурьяновой.

Критерии, по которым договор с самозанятым могут переквалифицировать в трудовой, перечислены в постановлении Пленума ВС.

1. Самозанятый выполняет трудовую функцию в интересах и под управлением работодателя.
2. Самозанятый подчиняется установленному в компании внутреннему трудовому распорядку и графику работы.
3. Работодатель обеспечивает условия труда.
4. Устойчивый и стабильный характер отношений, подчинённость и зависимость труда.
5. Самозанятый выполняет работу по определённой специальности, квалификации или должности.
6. У самозанятого есть гарантии, которые предусмотрены ТК РФ. Например, оплачиваемый больничный.
7. Работодатель указывает, как выполнить работы.
8. Самозанятый интегрирован в организационную структуру компании.
9. Самозанятому дали выходные и отпуск.
10. Заказчик платит за командировку.
11. Выплаты от заказчика — единственный или основной источник дохода.
12. Заказчик предоставляет материалы, инструменты, механизмы.

Подобные критерии приведены в письме ФНС.

Если что-то из перечисленного будет фигурировать в договоре, то его могут квалифицировать как трудовой. То есть нельзя самозанятому в договоре прописать что-то вроде «приходить на работу в 8:00 и уходить в 17:00».

Но, чтобы квалифицировать отношения самозанятого и компании трудовыми, контролирующие органы будут оценивать ситуацию комплексно, а не по одной формулировке. Например, смотреть структуру доходов самозанятого, оценивать сколько у него заказчиков вообще, как часто ему платят, как долго длятся отношения заказчика и исполнителя, свойственно ли данной отрасли нанимать самозанятых, какие работы делают штатные сотрудники, а какие — самозанятые.

В 2024 году появился приказ Минтруда, в котором есть перечень критериев, по которым ФНС передаст данные о компании в трудовую инспекцию.

Должны соблюдаться сразу три условия:

1. У компании более 10 самозанятых.
2. У каждого самозанятого доход более 20 000 рублей в месяц.
3. Средняя продолжительность сотрудничества с самозанятым более трёх месяцев.

Градации по размерам бизнеса нет. Если все три критерия выявлены, ФНС передаёт данные в Роструд и специально созданную региональную комиссию по противодействию нелегальной занятости. Ведомства могут запустить плановую или внеплановую проверку.

Что будет, если договор с самозанятым признают трудовым?

В первую очередь работодателя оштрафуют по ст. 5.27 КоАП РФ:

• 50 000 — 100 000 рублей — для организации;
• 10 000 — 20 000 рублей — для должностных лиц;
• 5 000 — 10 000 рублей — для ИП.

Вместе с этим договор ГПХ признают трудовым. Компании за весь срок действия договора придётся заплатить НДФЛ, страховые взносы, штрафы и пени.

Как избежать рисков в работе с самозанятыми

Обобщим советы по статье:

1. Убедитесь, что самозанятый в течение последних двух лет не работал в компании.
2. Избегайте постоянного сотрудничества с одними и теми же плательщиками НПД.
3. Избегайте равных сумм и периодичности выплат.
4. Конкретизируйте работы и услуги, которые выполняет самозанятый.
5. Фиксируйте в актах результат работы и её объём.
6. Следите, чтобы предмет договора с самозанятым не совпадал с видом деятельности постоянных работников.
7. Следите, чтобы у самозанятого не был графика работы, трудовых гарантий, трудовых задач.
8. Не отправляйте самозанятого в командировку.
9. Проверяйте, действительно ли самозанятый зарегистрирован в налоговой как плательщик НПД.
10. Требуйте от самозанятой чеки.
11. Предусмотрите возможные риски в договоре.