Матрица Эйзенхауэра: что это такое и чем она полезна в тайм-менеджменте

В современном мире важно научиться управлять своим временем, правильно расставлять приоритеты, делить задачи на важные и второстепенные, срочные и несрочные. Soft skills (гибкие навыки) в области тайм-менеджмента эффективны в любой профессии, независимо от занимаемой должности, и даже в повседневной жизни. Рассмотрим, что такое принцип Эйзенхауэра и как работает его матрица приоритетов.

Что такое матрица Эйзенхауэра и как она работает

Тридцать четвертый президент США Дуайт Д. Эйзенхауэр создал метод расстановки приоритетов при выполнении текущих задач. Прошло уже более 50 лет, но его идея не забыта. Эйзенхауэра матрица успешно работает как в деловой, так и в бытовой сфере.

Дуайт Д. Эйзенхауэр говорил: «У меня есть две проблемы: срочная и важная. Срочная не является важной, а важная — срочной». Все задачи он предложил распределить на 4 основные группы:

Таблица Эйзенхауэра показывает распределение дел по важности и срочности и необходимости их исполнения:

В упрощенном варианте квадрат Эйзенхауэра будет выглядеть следующим образом:

Как видим, есть задачи, которые не относятся к важным и срочным, значит, их можно отменить, сэкономив время.

Расстановка приоритетов

Каждая задача при планировании должна занять свое место. Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов выглядит следующим образом:

Необходимо заметить, что квадраты В и С отличаются количеством времени, которое рекомендуется потратить на выполнение задач, находящихся в них. На важные, но несрочные дела временные затраты будут больше, чем на неважные, но срочные.

Планирование дел

Такой метод, как тайм-менеджмент матрица Эйзенхауэра может быть использован аналогично стандартному списку дел, но более упорядоченному. Составление перечня охватывает любой период — день, месяц, год и т. д.

Для планирования список задач делим на 4 части. Упорядочиваем дела, начиная с небольших и кратковременных, например, разговора с сотрудником, заканчивая глобальными типа реализации дизайн-проекта, связанного с ремонтом офиса.

Делегирование

Принцип разделения задач ясно виден при использовании матрицы. Если важные и срочные дела необходимо выполнять самому, то неважные и несрочные помогают решать третьи лица или же отменяются.

Для определения возможности делегирования вооружимся блокнотом и составим перечень задач, поместив их в матрицу. Теперь приступаем к распределению.

В первую очередь передаем решение задач из квадрата D, затем из С. Это несрочные и неважные дела или срочные, но неважные. Интересно, что именно решение непрофильных задач из этого перечня обычно отнимает до 80% времени.

Теперь изучаем планы, которые помещены в раздел В. Делегируем задачи осторожно, внимательно выбирая исполнителей. Если есть сомнения в их компетентности, помещаем задачи в квадрат А для самостоятельного решения.

Квадрат А рекомендуется выполнить самому. Если и передавать дела из него подчиненным, то только в крайнем случае.

Диагностика продуктивности

После того как проходит определенный промежуток времени и задачи из списка выполнены, рекомендуется провести анализ продуктивности выбранной методики. Для этого в матрице рядом с каждой задачей указываем время, которое ушло на её выполнение, и подсчитываем общий итог. Чем больше времени, тем больше квадрат. Далее анализируем продуктивность.

Рассмотрим подробнее каждый вариант:

1. В этом случае явно видны системные ошибки планирования — переоценка своих возможностей, неумение распределять задачи. Когда на одни плечи взваливается слишком многое, высокой продуктивностью это не назвать.
2. Наиболее гармоничный вариант. Руководитель работает над своими целями, уделяя им достаточно времени. Главное, чтобы задачи в квадрате В не накапливались, а своевременно решались.
3. Это неудачный вариант. Рутина затягивает, главные цели отдаляются. Человек усиленно работает, но второстепенные цели занимают слишком много времени.
4. Здесь ясно видно, что важным задачам уделяется излишне мало времени, основные усилия уходят на неважные дела.

Рекомендуется данную методику применять не менее чем один раз в квартал. В этом случае будет проще оптимизировать процесс.

Как использовать матрицу Эйзенхауэра в тайм-менеджменте

Несмотря на то, что Soft skills зачастую не связаны с текущей профессиональной деятельностью, позволяют:

• выделять приоритетные задачи;
• отличать важное от второстепенного;
• расставлять приоритеты;
• делегировать задачи;
• планировать время, необходимое на реализацию каждого этапа работы.

Матрица поможет оценить собственную эффективность, контролируя результат и затраченное время на его достижение. Когда вал задач заполняет всё рабочее и свободное время, пора взять матрицу и заполнить её, расставляя приоритеты, чтобы не делать ничего лишнего. Рассмотрим порядок её заполнения.

Как заполнять матрицу

Для использования матрицы возьмите лист бумаги, разделите его на 4 части и заполните каждый квадрат, распределяя задачи по срочности и важности:

Рекомендуется при оценке каждой задачи чётко разделять их реальную важность и срочность, способность влиять на дальнейшую жизнь, например, на карьеру. Поэтому предлагаем рассмотреть данные понятия подробнее.

Важность задачи

Важными являются задачи, которые способны повлиять на достижение основных жизненных целей. Поэтому сначала определяем цель. Например, начать бизнес. Теперь вспоминаем все задачи. К примеру, они следующие:

При анализе списка становится понятно, что задачи «Встреча с инвестором», «Заказать создание сайта», «Встреча с клиентом» являются важными и напрямую относятся к главной цели. При этом закупка продуктов — неважная задача, но срочная и вполне может быть делегирована.

Кроме того, у каждого дела есть этапы, а у этапов приоритет. Это тоже необходимо учитывать при определении важности.

Срочность задачи

Срочные — задачи, которые откладывать невозможно или нежелательно. Чем быстрее они будут выполнены, тем лучше для общего успеха. Поскольку срочность всегда является относительным понятием, при её определении проанализируйте, что будет, если выполнение данного дела отложить.

Как видим, практически все задачи, относящиеся к главной цели, являются срочными, а вот закупка продуктов — нет.

Сортировка задач

Для сортировки выводим весь список, отвечая на главные вопросы — насколько это важно, срочно. Расставляем по квадратам с учетом вышеприведенной схемы.

Чтобы рассортировать задачи, потребуется немного времени. Но такой подход является высокоэффективным, позволяет расставить приоритеты и определить возможность делегирования дел.

Значение квадратов

Каждый квадрат в матрице имеет своё значение и влияет на общий процесс. Рассмотрим подробнее каждый из них.

«Важно и срочно»

Первый квадрат А предназначен для самых важных и срочных дел, которые напрямую имеют отношение к главным целям. Это те проблемы, встречи, переговоры, без которых успех невозможен. Кроме того, сюда помещаются дела, забытые или просроченные, но важные, из других квадратов.

У первого квадрата наивысший приоритет, включенные в него дела нельзя передавать другим исполнителям. Они должны решаться как можно быстрее.

Рекомендации. Вносите в первый квадрат минимум пунктов. Внимательно изучайте каждое дело и по возможности располагайте его во втором или третьем квадрате. Сюда должны размещаться только реально важные и срочные дела.

«Важно, но не срочно»

Квадрат В является стратегическим. Он напрямую связан с главными целями, но не требует спешки, заниматься этими делами можно столько времени, сколько они требуют. Обычно это всё, что относится к жизни, семье, саморазвитию, работе над повседневными задачами. Стратегический квадрат влияет на текущую жизнь. Работа в нём ведется в соответствии с планом, на регулярной основе.

Рекомендации. Обязательно включайте в ежедневный распорядок задачи из квадрата В. Их можно отложить, но нежелательно. Часть дел делегируйте людям, которым вы доверяете.

«Срочно, но не важно»

Квадрат С включает на первый взгляд срочные дела, но они никак не относятся к достижению основных целей, отнимают много времени, не позволяя сосредоточиться на главном.

Рекомендации. Максимально делегируйте задачи из этого квадрата другим людям. Не теряйте свое время на цели, которые никак не приближают вас к главному.

«Не важно и не срочно»

Квадрат D — это незначительные, неважные дела, без которых легко можно обойтись. Хотя они обычно лёгкие, приятные, приносят удовольствие, поэтому выполняются зачастую в первую очередь. Чем больше времени у вас уходит на квадрат D, тем ниже ваша самодисциплина.

Рекомендации. Удалите или делегируйте все дела из этого квадрата.

Правило 4D

Американским консультантом по вопросам организационного управления Стивеном Кови предложено правило 4D, которое позволяет быстро понять матрицу Эйзенхауэра. 4D — это четыре термина, которые расставляются по квадратам и являются основополагающими:

Конечно, матрица не является жёстким руководством к действию. Это гибкий инструмент, который можно настраивать, корректировать. Она не руководит, а подсказывает. Финальное решение всегда принимаете вы.

Где собрать матрицу Эйзенхауэра

Для того чтобы собрать матрицу, не обязательно искать сложные сервисы и программы. Давайте рассмотрим несколько эффективных и простых инструментов:

• Блокнот. Открываем, делим лист на 4 части, в каждую вносим перечень задач, например, на неделю. Выполнили — вычеркнули. Настал понедельник, переворачиваем лист, делим следующий на 4 части. Сначала переносим в него то, что не сделали на прошлой неделе, потом добавляем новое.
• Шаблон из интернета. В сети есть готовые матрицы. Можно скачать, распечатать и пользоваться.

• Excel. Для планирования удобно использовать электронные таблицы. Разметку делаете так, как удобно именно вам. Использование Excel упрощает процесс корректировки матрицы.

Также сборка возможна в специализированных программах, которые можно установить на смартфон или планшет, например, Taskman, Evernote.

Преимущества и недостатки матрицы Эйзенхауэра

Использовать матрицу Эйзенхауэра можно в бизнесе, профессиональной деятельности и даже в быту. Инструмент подходит абсолютно всем, он простой и понятный. Но, как и у каждого метода, у него есть свои преимущества и недостатки. Поговорим о них подробнее.

Плюсы

К основным плюсам можно отнести:

• простоту использования. Достаточно иметь лист бумаги и ручку;
• работу с любым количеством целей — от одной до бесконечности;
• гибкость — возможность планировать на любой срок;
• возможность быстрой выработки стратегии продвижения.

Метод позволяет легко найти ошибки тайм-менеджмента, выявить, что отнимает много времени, но не приводит к достижению главной цели.

Минусы

Недостатками метода можно назвать:

• низкую эффективность при планировании на долгий срок. Невозможно точно описать задачи, которые будут стоять перед планировщиком через месяц, год и так далее;
• интуитивную систематизацию задач без чётких критериев;
• отсутствие возможности учитывать влияние сторонних факторов.

В качестве soft skills можно рекомендовать изучить данный метод и применять его на практике для определения комфортной загрузки, тайм-менеджмента, разделения задач на небольшие этапы, расстановки приоритетов, умения отделять главное и делегировать полномочия.