Работодатели обязаны вести электронные трудовые книжки (ЭТК) вне зависимости от того, есть у сотрудника бумажная или нет. Рассказываем, что такое трудовая книжка в электронном виде, где её посмотреть и какие сведения в ней хранятся.
ЭТК — цифровой документ, который включает сведения о трудовой деятельности наёмного работника. Данные хранятся в информационной базе СФР. Они нужны, чтобы:
Электронные книжки есть у всех трудоустроенных граждан. Если гражданин получает работу впервые, информацию ведут только в цифровом виде (ч. 8 ст. 2 закона № 439-ФЗ от 16.12.2019). Если же у сотрудника ранее была оформлена бумажная версия документа, данные дублируют и в цифровую, и в бумажную книжки. При желании работник может отказаться от устаревшего способа учёта.
В цифровом документе фиксируются все действия, связанные с трудовой деятельностью человека. В ней делают отметку, если работника:
Кроме того, в базу данных вносят информацию о присвоении новой квалификации, отказе от использования бумажной трудовой, приостановлении и активации трудового договора в связи с мобилизацией. Также в СФР подают сведения о заключении и расторжении договоров ГПХ, если по ним предусмотрены отчисления в страховые фонды.
Подавать данные в СФР — обязанность работодателя. Компания должна отчитываться обо всех изменениях, связанных с трудовой деятельностью сотрудников, устроенных по трудовым договорам и ГПХ.
Раньше данные в Соцфонд подавали по форме СЗВ-ТД, но в 2023 году она была отменена. Теперь используют ЕФС−1. Все кадровые изменения отражают в п. 1.1.
Отчётность сдают по каждому работнику отдельно. Но только в том случае, если с ним произошли кадровые изменения. Если сотрудник продолжает работать, как и раньше, подавать информацию в СФР не требуется.
Закон (п. 5 и 6 ст. 11 закона № 27-ФЗ от 01.04.1996) регламентирует сроки, в которые необходимо направить данные о произошедших изменениях:
В зависимости от количества сотрудников в организации, информацию в СФР можно отправлять в цифровом или бумажном формате. Если на предприятии работает более 10 человек — только в электронном виде, до 10 включительно — в любом по выбору руководителя и бухгалтера.
Электронная версия книжки содержит те же данные, что и бумажная. В ней указаны ФИО владельца, периоды трудоустройства, наименования работодателей, должности и квалификации, основания, по которым вносились изменения.
Работник может не переживать, как сделать электронную трудовую книжку. Работодатель ведёт её в любом случае. Но по желанию работник всегда может перейти исключительно на цифровую книжку, отказавшись от классической. Для этого нужно:
При заполнении бумажной книжки кадровик или бухгалтер делает в ней запись следующего вида: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ».
Все данные кадрового характера попадают в информационную базу Соцфонда, из которой их можно получить в виде выписки по форме СТД-СФР. Она содержит сведения о стаже работника. До 2020 года данные могут носить сжатый характер, поскольку ранее работодатели не вели цифровые трудовые.
Кроме того, получить выписку можно через работодателя. Но в этом случае она будет предоставлена по форме СТД-Р и содержать информацию, касающуюся стажа только в конкретной компании.
Компания-работодатель обязана предоставить сотруднику выписку из трудовой по запросу или при увольнении. В первом случае на это отводится 3 рабочих дня, во втором — документ нужно передать в последний рабочий день сотрудника.
В выписке от работодателя будет содержаться вся информация, касающаяся места работы:
Выписка может быть предоставлена в электронном или бумажном виде — в каком попросит сотрудник.
Полную выписку, содержащую сведения о стаже, можно получить только в СФР. Если она нужна в бумажном виде, можно обратиться напрямую в Социальный фонд или заказать её через МФЦ.
Такая выписка требуется для предъявления:
При личном обращении за документом при себе нужно иметь паспорт. Срок подготовки бумажной выписки — 3 суток.
Получить документ в цифровом формате можно через портал СФР. Для этого:
Готовый документ поступит на ваш email.
Заказать цифровую выписку можно через портал госуслуг. Для этого:
Как только документ будет готов, в личный кабинет придёт уведомление и поступит выписка, которую можно скачать в форматах pdf и xml. Первый открывается в привычном виде, второй — в виде кодов. XML-документ может понадобиться для представления в кредитное учреждение.
Запросить электронную выписку могут все желающие — не имеет значения, есть у них бумажная книжка или нет.
Передача сведений в СФР — прямая обязанность работодателя. Если продолжать вести бумажные трудовые и не отчитываться перед ведомством, компании грозят штрафные санкции:
Кроме того, КоАП РФ предусматривает наказание за предоставление данных по форме ЕФС−1 с опозданием. Штраф должностному лицу в этом случае составляет от 300 до 500 рублей.
Большая часть документооборота переходит в цифровой формат. В том, чтобы завести электронную трудовую, есть плюсы и минусы.
Преимущества использования электронных трудовых книжек:
Компаниям, которые нанимают сотрудников, цифровые книжки позволяют сократить объём бумажной работы и избежать риска потери документов.
Недостатки ЭТК могут ощущать только организации, в которых работает много сотрудников. С введением цифрового документооборота возрос объём отчётности в СФР. Если в компании трудится несколько сотен человек, отправлять отчёты приходится слишком часто.