Как работать с платформой Zoom

Видеоконференции в Zoom – удобный формат онлайн-встреч и взаимодействия в интернете. Можно не только общаться голосом и писать в чате, но и демонстрировать экран, делать запись происходящего, вести прямые трансляции в соцсетях, запускать опросы. Расскажем, что умеет платформа, как с ней работать и какой тариф выбрать.

Возможности платформы Zoom

Главное назначение программы Zoom – проведение вебинаров и видеоконференций. Люди, находящиеся в любой точке мира, могут собраться в виртуальном пространстве и общаться с помощью аудио- и видеосвязи. Проводить такие конференции можно со смартфона, планшета, ПК. Достаточно создать событие и сразу начать общение или запланировать мероприятие на определённую дату и время.

Проведение конференций

Создать конференцию в Zoom можно сразу после регистрации на платформе. В ней участвуют несколько человек, каждый может продемонстрировать экран, включить камеру для передачи видео, микрофон – для звука, видеть, кто присутствует на мероприятии. Длительность одной конференции – до 40 минут в базовом тарифе.

Чаще всего в таком формате проводят онлайн-уроки, лекции, корпоративные совещания, переговоры – события, где важно, чтобы могли говорить все, а мероприятие в целом было интерактивным с возможностью принять участие каждому присутствующему.

Мгновенные

Организовать встречу в формате видеоконференции можно моментально. Этот формат часто используют для рабочих совещаний, переговоров с клиентами и других встреч, особенно если участники находятся в разных странах или городах.

Как выглядит мгновенная конференция:

1. Организатор входит на платформу и создаёт мероприятие, формируя ссылку-приглашение.
2. Эту ссылку он отправляет участникам.
3. По ней приглашённые подключаются к конференции.

В этом случае не нужно указывать дату, время события – конференция начинается, как только соберутся все участники.

Запланированные

Если мероприятие проходит по расписанию, можно использовать запланированные конференции. Это удобно для проведения мастер-классов, онлайн-уроков, совещаний, проходящих по расписанию, назначенных онлайн-встреч с клиентами и партнёрами.

Чтобы сделать такую конференцию:

1. Войдите на платформу и запланируйте событие, выбрав дату и время.
2. Разошлите сформированную ссылку всем участникам.
3. В назначенное время или немного заранее они присоединятся к событию, перейдя по ссылке.

Это более удобный формат, поскольку организатор может указать тему события, заранее продумать, как будут работать видео, аудио.

Вебинары

Второй формат собрания в Zoom – вебинар. Это такое же виртуальное мероприятие, где принимают участие несколько человек, однако один выступает, а другие смотрят и слушают, имея доступ к переписке в чате. То есть участники во время вебинара не могут голосом задавать вопросы лектору.

Отличие конференций от вебинаров

У вебинаров и конференций есть несколько различий:

В конференциях предусмотрены всего две роли участников:

• организатор или второй организатор (соорганизатор) – запускает событие и фактически управляет им;
• участник – любой, кто получил ссылку на конференцию или код и воспользовался ими.

Участниками управляет организатор, например, может отключить у всех звук, остановить видео, удалить, перевести в режим ожидания или переименовать.

В вебинарах больше ролей:

• организаторы и соорганизаторы;
• участники группы;
• присутствующие.

Организаторы выполняют те же функции. Участники группы тоже имеют широкий набор полномочий: транслируют видео, демонстрируют экран, оставляют комментарии. Но организаторы выше по иерархии и могут ограничить действия участников группы. Присутствующие имеют только право просмотра, однако каждому из них организатор может индивидуально включить или выключить звук, но в основном такие участники общаются в чате или используют раздел «Вопрос и ответ».

Как работать в Zoom

Прежде чем войти в конференцию Zoom, на платформе нужно зарегистрироваться. Только после этого можно создать событие, сделать ссылку, пригласить участников или самому присоединиться к мероприятию. Использование сервиса возможно в приложении на смартфоне с любой операционной системой и на других устройствах: планшете, ПК.

Установка Zoom на смартфон или компьютер

Можно использовать Zoom онлайн, сервис предлагает установку приложений на ПК и смартфоны. Для установки на компьютер:

1. Откройте официальный сайт.
2. Выберите разрядность операционной системы.

3. Нажмите на ссылку для скачивания файла, выберите место для сохранения.
4. Дождитесь завершения скачивания.
5. Найдите файл и нажмите на него дважды для открытия.
6. Завершите установку на компьютер.

Платформой можно пользоваться со смартфона, для этого скачайте и установите на устройство приложение:

• для iOS;
• для Android.

Также на странице загрузок можно скачать расширение для браузеров, плагин для Microsoft Outlook, приложение для iPad и планшетов на Android, которое позволяет управлять конференциями, а также Zoom Rooms для настройки конференц-залов.

Создание учётной записи

Перед тем как организовывать конференцию и рассылать приглашения, нужно создать учётную запись. Зарегистрируйтесь следующим образом:

1. Перейдите на сайт платформы.
2. В верхнем правом углу нажмите кнопку «Бесплатная регистрация».

3. Укажите год рождения и нажмите «Продолжить».

4. Введите свою электронную почту и отметьте галочкой, если хотите получать информацию от сервиса.

5. Укажите 6-значный код из письма на почте.

6. Укажите ФИО.
7. Придумайте пароль для входа.

На этом этапе регистрации можно пригласить коллег или партнёров. Введите в форме их электронные почты и нажмите «Пригласить». Этот шаг можно пропустить.

Сразу после регистрации можно начать новую тестовую конференцию – система сформирует ссылку. Также можно перейти в учётную запись, например, чтобы выполнить настройки, добавить персональную информацию и др.

Настройка Zoom

Пользоваться сервисом можно в приложении или из десктопной версии. Рассмотрим пример настройки скачанной на ПК программы.

Общие настройки

Чтобы настроить рабочее пространство:

1. Откройте программу на ПК и авторизуйтесь.

2. Нажмите «Продолжить» в знак согласия с политикой конфиденциальности и правилами сервиса.
3. Нажмите на символ шестерёнки на главном экране вверху.

4. Выберите, что хотите настраивать. Можно установить автоматический запуск при загрузке Windows, использование двух мониторов, открытие в полноэкранном режиме, время напоминания о предстоящих конференциях и др.

Также на этом этапе можно сменить тариф. После регистрации аккаунта подключается бесплатный базовый пакет, имеющий ограниченный набор функций. Если хотите пользоваться всем функционалом, выберите и оплатите один из тарифных планов.

Настройка видео

С помощью знака шестерёнки можно управлять видео в вебинарах и конференциях. Для этого:

1. В левой боковой панели выберите раздел «Видео».

2. Настройте камеру. Можно оставить пропорции оригинала, выбрать высокое разрешение.
3. Отметьте галочками включение видео при подключении к сервису, отображение имён участников, показ диалоговых окон.
4. Отметьте максимальное количество участников на экране – 25 или 49 человек.

В расширенных настройках можно подключить аппаратное ускорение при получении, отправке или обработке видео, настроить метод записи видео, разрешение, снизить уровень шума.

Настройка звука

Аналогично можно выполнить настройку звука в групповых трансляциях:

1. Из боковой панели войдите в раздел «Звук».
2. Проверьте динамик и настройте громкость.
3. Проверьте микрофон и настройте его громкость.
4. В разделе «Звуковой профиль» подключите опцию удаления фонового шума, автоматическую регулировку шумоподавления.

В расширенных настройках можно включить или отключить обработку сигнала драйверами Windows, улучшение качества звука и подавление эха.

Запись звонков

В разделе «Запись» можно выполнить следующие настройки:

1. Выбрать путь для сохранения файлов.
2. Отметить запись отдельного файла для каждого из участников.
3. Отображать имена участников на записи.
4. Добавлять временные метки.
5. Автоматически записывать видео, когда идёт демонстрация экрана и др.

Содержимое раздела для записи звонков будет отличаться в зависимости от того, на каком устройстве используется Zoom.

Настройка контактов

Чтобы добавить новые контакты, необходимо выйти из настроек, на верхней панели нажать на раздел «Больше» и выбрать вкладку «Контакты».

В онлайн-версии этот раздел будет называться «Личные контакты». Для добавления нового нажмите на кнопку «Добавить контакт», введите имя, почту, мобильный, домашний и рабочий телефоны при необходимости, укажите название компании.

Создание новой конференции в Zoom с помощью ПК

Когда завершены настройки, можно приступать к созданию конференций – моментальных или запланированных.

Управление участниками в Zoom

Для создания конференции:

1. Откройте десктопную версию, на верхней панели нажмите на значок конференции.
2. Выберите «Создать мероприятие» для запланированной конференции или «Начать конференцию сейчас» – для моментальной.

3. На нижней панели нажмите на раздел «Участники», затем стрелку вверх и надпись «Пригласить».

4. В новом окне выберите участника из списка контактов или укажите электронную почту приглашённого.

Здесь же можно скопировать ссылку-приглашение, которую будете рассылать участникам мероприятия.

Демонстрация экрана

Демонстрация экрана включена автоматически после создания видеоконференции. Чтобы отключить эту опцию, войдите с нижней панели в раздел «Инструменты организатора» и снимите галочку со строчки «Демонстрации экрана». После этого опция не будет доступна участникам конференции.

Как записать звонок

Для записи необходимо нажать на раздел «Инструменты организатора» и поставить галочку в окне «Записывать на компьютер» (если используете для конференции ПК).

Также можно включить/отключить запись вручную:

1. На нижней панели нажмите на значок «Запись».
2. Аудио начнёт записываться автоматически.
3. Внизу появятся два значка, с помощью которых можно поставить на паузу или остановить запись.

Как создать сессионный зал

Для создания сессионного зала (отдельной конференции только для группы участников или вместе с организатором):

1. На нижней панели откройте раздел «Дополнительно».
2. Во всплывающем меню отметьте «Сессионные залы».
3. Выберите количество таких залов и опции: ручное или автоматическое назначение, разрешение выбирать такой зал участникам.

4. Нажмите «Создать». При необходимости настройте параметры: возвращение для участников к основному сеансу в любое время, автоматическое перемещение в сессионные залы, время открытия и закрытия залов и др.

Редактирование встречи

Если допустили ошибки при создании конференции, их можно исправить, например:

• изменить тему;
• задать пароль для входа;
• включить видеоизображение организатора и участников;
• сделать звук только с телефона или компьютера;
• полностью удалить мероприятие.

Если речь о запланированных конференциях, также можно поменять время и дату проведения.

Создание конференции в Zoom с помощью смартфона

Похожим способом создают конференции на смартфоне в приложении Zoom.

Настройка конференции со смартфона

Чтобы настроить параметры события:

1. Авторизуйтесь в аккаунте, предварительно установив на смартфон приложение.
2. Нажмите на раздел «Новая встреча» на первом экране.
3. Нажмите «Начать встречу».
4. Распределите доступ для участников: откройте настройки, откуда можно включить комнату ожидания, настроить сессионные залы и другие параметры.
5. Нажмите «Пригласить» и выберите контакты из электронной почты, внутреннего списка в Zoom, мессенджеров или из зоны общего пользования.
6. Выберите способ отправки ссылки-приглашения или скопируйте её и разошлите вручную.

Со смартфона доступно создание двух типов конференций: моментальной и запланированной.

Управление участниками конференции со смартфона

Если используете приложение, процесс управления участниками тот же:

1. Добавьте участников к мероприятию после настройки параметров конференции – разошлите приглашение.
2. Тех участников, которые примут приглашение, нужно добавить в конференцию, открыв им доступ – нажмите «Принять».
3. Для общения откройте чат заранее – на панели внизу выберите кнопку «Чат» и нажмите 3 точки вверху для настройки.

Как запланировать конференцию

Рассмотрим процесс создания запланированной конференции в онлайн-версии:

1. Авторизуйтесь.
2. В левой боковой панели выберите раздел «Конференции».
3. Нажмите кнопку «Запланировать конференцию» и выберите место, например, в Zoom.

4. Нажмите «Открыть приложение».
5. В первой строке укажите тему, также можно добавить описание.
6. Установите дату и время.
7. Отметьте продолжительность – в базовом плане доступно максимум 40 минут. Можно уменьшить продолжительность, для увеличения необходимо перейти на платный тариф.
8. Укажите часовой пояс.
9. Отметьте галочкой повторяющуюся конференцию, если мероприятие будет проходить ежедневно или с другой периодичностью.
10. Отметьте участников – напишите имена пользователей или укажите email.
11. При необходимости выберите шаблон, добавьте доску сообщений, прикрепите документы.
12. Для обеспечения безопасности можно добавить код доступа. Он генерируется автоматически, его можно отправлять участникам.
13. Отметьте галочкой «Зал ожидания», если хотите открыть вход только тем пользователям, которые утверждены организатором.
14. Настройте видео: включите или выключите трансляцию.
15. Внизу в разделе «Параметры» можно разрешить участникам подключение к мероприятию в любой момент, отключить звук сразу после входа участника, открыть автоматическую запись видео и звука на локальные компьютеры, а также отсортировать участников по гео.
16. Нажмите «Сохранить».

Тарифы Zoom

Платформа предлагает несколько тарифных планов, в том числе бесплатный базовый. Они отличаются набором опций.

Базовый

Обеспечивает бесплатный доступ сразу после регистрации. Особенности:

• доступ открыт только для одного пользователя;
• продолжительность конференции – не более 40 минут;
• можно пригласить до 100 участников;
• есть коллективный чат, календарь, почта, совместное использование максимально 10 документов;
• открываются три редактируемые доски для сообщений;
• включены пять видео продолжительностью по две минуты.

Этот план можно использовать для онлайн-уроков, рабочих совещаний с небольшим количеством участников, переговоров. Конференция завершается автоматически спустя 40 минут после начала. Если разговор не окончен, можно сразу сделать новую моментальную и отправить ссылки участникам.

Тариф не подойдёт, если планируется участие свыше 100 человек, нужно проводить вебинары, сохранять файлы в облако, использовать расширенные опции для администратора, например, рассылку уведомлений участникам по имейл.

Профессиональный

Следующий план стоимостью от 12,49 евро в месяц при оплате за год (14,99 евро при помесячной оплате) и с расширенным набором функций:

• продолжительность конференции – до 30 часов;
• возможность увеличения количества участников при покупке дополнения «Большие конференции», без него – до 100 человек;
• 5 Гб в облаке для хранения данных;
• нет ограничений по количеству и продолжительности видео;
• доступ к премиальным приложениям на год.

Организатор конференции получает расширенные полномочия, может вручную управлять записью, звуком, видео, рассылать уведомления. Пакет рассчитан максимально на 99 пользователей – при необходимости используют совместный доступ.

Такой тариф подойдёт для крупных компаний, где необходимо проводить конференции с большим числом участников и длительностью более 40 минут.

Бизнес

Кроме опций, которые доступны в пакетах «Базовый» и «Профессиональный», здесь есть дополнительные:

• в конференции могут присутствовать до 300 человек даже без покупки дополнения;
• можно создавать любое число досок сообщений;
• есть опция «Планировщик», управляемые домены;
• совместный доступ максимально для 250 пользователей.

При помесячной оплате стоимость тарифа – 20,99 евро, при оплате за год цена в месяц – 17,49 евро.

Владельцы этого тарифного плана могут воспользоваться интеграцией LTI, получить именную ссылку, помощь персонального менеджера, режим единого входа.

Бизнес плюс

Особенности этого тарифного плана:

• облачное хранилище до 10 Гб;
• IP-телефония;
• перевод субтитров;
• управление посетителями мероприятия;
• резервирование рабочих мест;
• доступ для 250 пользователей.

Стоимость пакета рассчитывается индивидуально отделом продаж Zoom. Минимально – 8 долларов в месяц за одного пользователя.

Предприятие

Максимальный тарифный план, где, кроме всех перечисленных опций, есть:

• телефония УАТС;
• возможность приглашать до 1 тыс. участников;
• безлимитные количество документов и облачное хранилище;
• все платные приложения.

Стоимость этого тарифа также рассчитывается индивидуально. Нужно отправить заявку в компанию и выбрать необходимые опции.