Баланс между дебиторской и кредиторской задолженностями позволит компании гармонично развиваться и получать прибыль. Но для этого компания должна проводить тщательный мониторинг этих показателей и проверять своих контрагентов. Как именно это делать, почему появляются дебиторская и кредиторская задолженности, какими они бывают и как ими управлять, рассказываем в статье.
Кто такие дебитор и кредитор
В бухгалтерском учёте и финансовом менеджменте есть два основных понятия — дебет и кредит. С латыни «дебет» переводится как «должен он», а «кредит» — «должен я». Дебет — приходные операции, то, что бизнес приобрёл в результате того или иного действия. Кредит — расходные операции, размер средств, которые компания потеряла или должна потерять.
В финансовой деятельности бизнеса встречается много контрагентов: государство, партнёры, работники, поставщики, клиенты. Со всеми участниками рынка у компании есть взаимоотношения. Понятия «дебет» и «кредит» помогают составить схему этих отношений. От них же появляются термины «дебитор» и «кредитор». Они связаны между собой и не могут существовать друг без друга.
Дебитор — это физическое лицо или организация, которая получает от кредитора деньги и должна ему их вернуть на определённых условиях. То есть дебитор — это должник, у которого существует дебиторская задолженность перед кредитором. По отношению к компании дебитором может быть её клиент, получивший товар или услугу, но не оплативший. Также дебитором бизнеса может стать его сотрудник, которому выдали зарплату с авансом.
Кредитор — это организация или частное лицо, которое выдаёт дебитору деньги или другие активы. В 307 статье Гражданского кодекса РФ понятие «кредитор» разъясняется в более широком смысле. В частности, расчёты с кредиторами могут происходить не только через деньги, но и другие материальные средства.
Дебиторская задолженность
Дебиторская задолженность — это размер материальных активов, который бизнесу или частному лицу должны его контрагенты. То есть, когда вам кто-то что-то должен, у вас образуется дебиторская задолженность. Она возникает, например, когда компания поставила товар, а денег за него не получила.
Дебиторская задолженность может привести к кассовому разрыву. Кассовый разрыв — это нехватка денег на следующий этап деятельности бизнеса. К примеру, компания отправила покупателю товар, но ещё не получила за него оплату. У бизнеса возникает дебиторская задолженность. Через некоторое время компания должна оплатить работу подрядчиков, но ей не хватает денег. Из-за этого бизнес старается поскорее погасить дебиторскую задолженность.
Почему возникает дебиторская задолженность
Чаще всего дебиторская задолженность возникает, когда обе стороны сделки не могут выполнить обязательства одновременно. Например, компания вносит на счёт поставщика или другого контрагента авансовый платёж. Деньги поступили, но отгрузка товара ещё не произошла. У компании появляется дебиторская задолженность, дебитор — поставщик.
Может быть и наоборот, поставщик отгрузил партию товара, а компания ещё не перечислила за неё оплату. В таком случае дебиторская задолженность возникает уже у поставщика, а дебитором становится компания.
У бизнеса не было бы кассовых разрывов, если бы все его контрагенты вносили предоплату. Но на практике такое встречается крайне редко. Из-за этого организации внедряют в своей финансовой деятельности отложенные платежи. Отправили товар или выполнили услугу сейчас, а получили оплату потом. Так у компаний появляется дебиторская задолженность.
Есть и другой вариант появления дебиторки. Банк выдаёт кредит заёмщику, а тот выплачивает его в течение некоторого времени несколькими платежами. Так у банка образуется дебиторская задолженность, а заёмщик становится дебитором банка.
Виды
Дебиторскую задолженность классифицируют по нескольким видам:
- Краткосрочная и долгосрочная. Первая погашается в течение года после подписания договора или расписки. Зачастую это оплата отгруженного товара. У долгосрочной дебиторской задолженности срок погашения больше года. Это может быть кредит в банке или заём для сотрудника от организации.
- Нормальная и просроченная. До необходимого момента погашения долга дебиторская задолженность считается нормальной. То есть дебитор успевает вернуть долг вовремя. Просроченная дебиторская задолженность появляется после истечения сроков договора.
- Разные основания возникновения. В этом случае разница в том, кто является дебитором организации: покупатель, поставщик, государство, сотрудник.
- Сомнительная и безнадёжная. В первом варианте дебиторская задолженность не обеспечена залогом, поручительством или банковской гарантией. У безнадёжной дебиторки истёк срок исковой давности. Это может произойти, если компания-дебитор ликвидирована или приставы не могут взыскать долги. Также безнадёжной считается дебиторская задолженность, когда налоговая исключила должника из ЕГРЮЛ.
Управление дебиторской задолженностью
Управление дебиторской задолженностью — это процесс возврата долгов контрагентов перед компанией или недопущение возникновения таких долгов. Грамотно работать с дебиторкой особенно важно при появлении её безнадёжного вида. В таком случае бизнес недополучает доход и остаётся без оборотных средств. Эти последствия вредят закупке сырья, производству продукции, а также своевременной выплате зарплат и налогов.
У некоторых компаний в штате есть специальные менеджеры, чья задача — заниматься возвратом долгов контрагентов. Эти специалисты выполняют несколько важных функций. Например, они проводят инвентаризацию задолженностей, чтобы выявить сомнительную и безнадёжную дебиторку. Бизнес должен заниматься инвентаризацией задолженностей в случае кражи на предприятии или ликвидации компании. Но делать это можно и чаще — по инициативе руководства.
Также менеджеры дебиторской задолженности назначают и отслеживают даты погашения долгов. Это важно, чтобы вовремя напомнить контрагентам о приближающемся сроке оплаты. Как правило, бухгалтерия сверяет день задолженности с датой в договоре и напоминает партнёрам компании о платеже.
Ещё одна важная задача — сравнение размера дебиторской задолженности с трудозатратами на взыскание долга. Бывают случаи, когда стоимость работ по взиманию задолженности превышает саму задолженность. В такой ситуации компании устанавливают минимальный порог дебиторки, при котором они занимаются взысканием.
Кроме этого, специалисты по управлению дебиторской задолженности проверяют платёжеспособность должника. Если он находится в стадии банкротства, надо успеть попасть в реестр кредиторов. Выяснить, не подан ли иск о банкротстве контрагентов, можно в картотеке арбитражных дел.
Как списать дебиторскую задолженность?
Если у дебиторской задолженности истёк срок исковой давности или её невозможно взыскать с должника, она списывается. Действительно ли дебиторку нереально взыскать с должника, решает кредитор. Списание дебиторской задолженности возможно только на основании инвентаризации, письменного обоснования и приказа руководителя компании.
Списанная дебиторка всё равно отображается в балансе организации, даже если её директор признал долг нереальным для взыскания.
Кредиторская задолженность
В отличие от дебиторской задолженности, в случае с кредиторской уже не контрагент должен компании, а наоборот — компания контрагенту. Также в виде кредиторской задолженности рассматривают банковские займы. Кредитором в данном случае выступает банк, а должником — заёмщик.
Кредиторская задолженность — это долг или иные обязательства физического или юридического лица перед другой организацией или человеком. В бизнесе кредиторская задолженность может возникнуть, когда поставщик доставил компании сырьё для производства, а компания ещё не оплатила эту покупку.
Также к кредиторской задолженности относят долг организации перед своими сотрудниками по зарплате. Это может произойти, когда расчётный период (месяц) закончился, а работники так и не получили оплату труда.
Кредиторскую задолженность, как и дебиторскую, различают по нескольким видам:
- срок погашения — краткосрочная и долгосрочная;
- источник возникновения — кому именно мы должны;
- вероятность погашения — основная или безнадёжная.
Почему возникает кредиторская задолженность
Кредиторская задолженность возникает в нескольких ситуациях: при поставке продукции или сырья, при покупке товаров или услуг, при внутреннем или внешнем долге. Общий механизм во всех случаях одинаковый: лицо, получающее что-либо в кредит, не может оплатить это в данный момент. Тогда оно становится дебитором с кредиторской задолженностью.
Управление кредиторской задолженностью
Просроченная кредиторка — это основание для штрафов, претензий или даже судебных исков. Поэтому для бизнеса крайне вредно быть должником. Чтобы этого не случилось, бухгалтеры и финансисты применяют инструменты управления кредиторской задолженностью.
Во-первых, они ведут учёт в платёжном календаре. Когда у компании появляются обязательства по кредиторской задолженности, их надо зафиксировать в платёжном календаре. Это поможет избежать просрочки, разбирательств и кассовых разрывов.
Ещё один инструмент управления кредиторской задолженностью — предупреждение о просрочке оплаты. Если компания не успевает вернуть долг в оговоренный срок, она должна предупредить об этом своего кредитора. Это позволит заранее объяснить контрагенту ситуацию и договориться о переносе платежа.
Как списать задолженность?
Списание кредиторской задолженности может быть по четырём основным причинам:
- истечение срока исковой давности;
- ликвидация организации-кредитора;
- исключение организации-кредитора из ЕГРЮЛ;
- прощение долга кредитором.
Если срок исковой давности по кредиторской задолженности истёк, её суммы списываются по каждому обязательству на основании данных инвентаризации и письменного обоснования руководителя организации-кредитора. Для всей процедуры списания надо подготовить акт инвентаризации расчётов и бухгалтерскую справку со всеми необходимыми сведениями о кредиторской задолженности.
Как учитываются дебиторская и кредиторская задолженности
В дебиторской задолженности компании фиксируют контрагентов, берущих займы или получающих товар (услугу) с отсроченной оплатой. В кредиторскую задолженность организаций попадают физические и юридические лица, которым она должна. Обе операции отображаются при бухгалтерском учёте на отдельных счетах:
- 62 — учёт расчётов покупателей и заказчиков компании;
- 76 — учёт расчётов с дебиторами и кредиторами компании.
Расчёты с контрагентами также фиксируются на счетах № 60, 66, 67; расчёты с сотрудниками — № 70, 71; расчёты с государством — № 68, 69.
Заключение
Грамотное управление дебиторской и кредиторской задолженностями — залог продуктивной работы бизнеса и получения прибыли. Компания должна регулярно проводить финансовый мониторинг и инвентаризацию задолженностей, чтобы не допустить кассовых разрывов. Также важно внимательно подходить к выбору и проверке контрагентов, с которыми будет сотрудничать организация. Соблюдая эти правила, финансовые менеджеры и бухгалтерия обеспечат бизнесу стабильное развитие.
