Проектная деятельность — это инструмент для реализации идей и внедрения новых решений. Рассмотрим, что такое проект, основные термины, понятия, определения. Кратко расскажем, для чего нужен проект, приведём примеры и перечислим варианты использования методов управления.
Что такое проект
Проект — это, простыми словами, комплекс действий, необходимых, чтобы получить запланированный результат в установленные сроки с использованием определённых ресурсов.
Под проектом понимается временный процесс для создания уникального продукта, услуги, имеющей заданный смысл. Временный характер показывает, что проекты имеют сроки исполнения, дату начала и завершения процесса, не являясь частью повседневных операций. Например, проведение ежедневного технического осмотра автомобилей перед выездом на линию — это не проектная деятельность.
Узнать, что означает проект, можно в современном онлайн-словаре dictionary.com. Там есть определение: «Проект — это крупное или важное начинание, связанное с привлечением денежных средств, персонала, оборудования».
Под проектом не понимается рутинное дело. Он имеет следующие признаки:
- инновационность или уникальность;
- понятная цель;
- наличие ресурсов для реализации;
- ограничение сроков.
Если эти признаки отсутствуют, назвать деятельность проектной нельзя.
Чтобы осуществлять проектирование, необходимы знания, навыки, инструменты. Ежегодно для профессионалов в области организационного развития и управления процессами проходят мероприятия, например, конференция «Проектирование бизнес-архитектур 2023». Участие в них принимают представители ведущих компаний — Промсвязьбанк, Ростелеком, ВТБ, Газпром нефть, Спортмастер и т. д.
При проектировании используют различные инструменты, позволяющие строить эффективный бизнес: от средств создания бизнес-архитектуры до автоматизации бизнес-процессов. Так, ГК «СТУ» разработала систему бизнес-моделирования Business Studio, позволяющую спроектировать эффективную организацию.
Одна из лучших программ для проектной деятельности — Wrike.
Это комплексное решение для управления, создающее полную видимость, прозрачность проектов и задач. На одном сайте можно организовать совместную деятельность всей команды, утверждать этапы, обрабатывать запросы, показывать, куда нужно направить основные усилия.
Хороший инструмент управления — monday.com. Приложение имеет удобный интерфейс, где можно размещать инструменты для совместной деятельности, сопоставлять рабочие процессы с целью оптимизировать задачи. Сервис позволяет видеть общую картину в режиме одного окна.
Цель проекта
Поскольку проект создаётся для достижения конкретного результата, на старте должны быть чётко сформированы цели — ориентиры дальнейших действий. Не имеет значения, масштабная это задача или небольшая, всё базируется на концепции и алгоритме. Цель должна соответствовать следующим определениям:
- Понятная. При постановке цели определяется, какие изменения нужны и что они дадут. Необходимо понять, что мы получим в итоге.
- Измеримая. Важно обозначить параметры, по которым будет контролироваться результат.
- Достижимая. Нужно вписываться в финансовые рамки, бюджет, существующий человеческий ресурс или планировать расширение.
- Актуальная. Задачи должны отвечать стратегическим целям компании.
- Ограниченная по времени. Всегда определяется срок окончания работ.
Цель проекта — это результат, который необходимо получить после окончания всех запланированных действий. Поэтому важно, чтобы при запуске были определены результаты, к которым нужно стремиться. Знать цели должен каждый исполнитель — даже тот, кто трудится только над своей небольшой частью. При понимании глобальных целей появляется заинтересованность каждого звена. Участники могут что-то улучшить, добавить, усовершенствовать, даже выходя за рамки своих должностных инструкций. Точное определение целей позволит достичь результата, оценить итоги.
Структура проекта
Структура — это ряд элементов, которые необходимы для проектной деятельности. Чтобы разработать структуру, необходимо выделить приоритеты и сбалансировать их. Всего 7 этапов.
- Что. Сначала решаем, что значит проект для компании, её развития. Определяем, что необходимо сделать и для чего. Лучше всего с задачей справляется так называемое дерево целей.
В Большой российской энциклопедии оно отражено следующим образом:
Схема содержит указание главной цели, далее вносятся задачи, которые ведут к её достижению. Ниже расположены подзадачи, которые распределяются по типам. Получается «дерево целей» с полноценной структурой.
- Как. На втором этапе задачи расставляются по времени исполнения, степени важности с определением связей. Модель обеспечивает возможность увидеть, что и когда используется, как будут расставлены этапы, чтобы не упустить ни одной детали. Указывается необходимость управленческого контроля, называются контрольные точки.
- Когда. Далее составляется график со сроками выполнения задач, подзадач и всей работы. Рассчитываются ресурсы, необходимые для соблюдения сроков. При грамотном планировании будет понятно, чего не хватает. Это позволит своевременно всё закупить или привлечь дополнительные силы.
- Кто. В документ вносится указание сферы деятельности каждого сотрудника, определяются роли. Доведение обязанностей до каждого участника процесса исключает конфликты, споры о том, что кто-то занимается не своим делом.
- Сколько. После определения первых этапов можно переходить к формированию бюджета на основании рассчитанных ресурсов. После всех расчётов становится понятно, сможет ли компания выполнить задачу, имеющую такую стоимость.
- Почему. Прежде чем приступать к работе, вычисляются возможные риски. Проблемы, которые известны заранее, можно своевременно устранить. До старта рекомендуется провести общее собрание, где сообщить команде о вероятных рисках и путях их исключения.
- Ещё раз. Когда всё готово, нужно пройтись по тексту ещё раз, посмотреть заново каждую запись. Повторная разработка готового материала — это способ сделать структуру более точной, добавить в неё то, что было упущено.
Предварительно разработанная структура обеспечивает успех всего мероприятия. Все знают цели, возможные риски, пути их решения и главное — понимают глобальную цель, то, чем должна завершиться работа.
Методы проектирования
Основных методов два — каскадный (классический) и гибкий. Рассмотрим свойства каждого подробно.
Каскадная методология
Классический подход — это разбивка работы на этапы. После завершения одного переходят к выполнению следующего. Метод отлично работает на больших задачах, требующих длительного времени. В некоторых случаях применяется и для небольших проектных работ, проходящих поэтапно.
Преимущества. Работа делится на понятные этапы. После одного переходят к другому.
Недостатки. Не работает на задачах, имеющих много подпроектов.
Пример. Задача — построить дом. Пока не будет залит фундамент, нельзя возводить стены, без них не сделать крышу и т. д. Процесс легко разбивается на этапы с понятной очерёдностью.
Гибкая методология
Метод предусматривает два варианта работы:
- Scrum. Здесь возможно постоянное совершенствование. В основе метода лежит эмпирический подход, предполагающий, что знания исходят из опыта, решения принимаются с учётом наблюдений. Вторая сторона метода — бережливое мышление, то есть сокращение затрат за счёт концентрации на главном. Команда, работающая по методу Scrum, должна постоянно развиваться, извлекая уроки из полученного опыта. Работа строится на коротких циклах, после каждого проводятся совещания, где разбирают результаты и планируют цели на ближайший период. Есть возможность изменения приоритетов. В основе Scrum лежит постоянное обучение. По этой методике работают компании Apple, Microsoft и др.
- Kanban. Метод помогает видеть задачи, чтобы добиться максимальной эффективности при их выполнении. Для проектной деятельности используются интерактивные доски. На них видны рабочие процессы и прогресс. Kanban подходит для работы практически с любыми бизнес-процессами. На доске располагаются колонки, карточки переходят из одной в другую. Сначала они стоят в очереди, потом находятся в работе и приобретают статус «завершены». Каждый может отслеживать, на каком этапе находится работа.
Преимущества. Гибкая структура с возможностью вносить изменения при выполнении каждого этапа.
Недостатки. Отсутствие жёсткого плана и гибкий процесс не позволяют точно определить бюджет, общие сроки могут переноситься.
Пример использования. Создаётся приложение для мобильного банка. Оно требует разработки дизайна, названий каждого раздела, продумывания разметки экрана, тестирования, создания контента, наполнения файлами. Содержание может меняться, дорабатываться исходя из действий конкурентов или внешних обстоятельств.
Этапы проекта
Каждая проектная деятельность проходит как минимум 4 этапа — от планирования до завершения.
Планирование
Первый этап — разработка задач, целей, определение экономических, социальных выгод. Далее рассчитывают, какие ресурсы необходимы — люди, финансы, оборудование, материалы и т. д. На этом этапе назначают ответственных и распределяют роли. Также указывают сроки, пошагово расписывают действия внутри каждого этапа, определяют и оценивают риски.
Реализация
На втором этапе ведётся основная работа: решают проблемы, обеспечивают связь между сотрудниками предприятия, заказчиками и менеджерами. Ответственные за проект контролируют сроки, проверяют рациональность использования финансовых и людских ресурсов.
Оценка результата
Результат — это итог работы, который выражается в виде новых продуктов, товаров, услуг, методик, технологий, программ, сервисов и т. д. На этом этапе оценивают, насколько итог соответствует целям.
Завершение
По завершении работы собирают отчёты, проводят финансовую оценку, подписывают необходимые документы. Также делают выводы по проделанной работе: оценивают приобретённый опыт и перспективы.
