Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)

Для чего нужна электронная трудовая книжка

ЭТК — цифровой документ, который включает сведения о трудовой деятельности наёмного работника. Данные хранятся в информационной базе СФР. Они нужны, чтобы:

• определить стаж труда человека;
• рассчитать пенсию;
• подтвердить опыт при поступлении на работу.

Электронные книжки есть у всех трудоустроенных граждан. Если гражданин получает работу впервые, информацию ведут только в цифровом виде (ч. 8 ст. 2 закона № 439-ФЗ от 16.12.2019). Если же у сотрудника ранее была оформлена бумажная версия документа, данные дублируют и в цифровую, и в бумажную книжки. При желании работник может отказаться от устаревшего способа учёта.

Внесение сведений в электронную трудовую книжку

В цифровом документе фиксируются все действия, связанные с трудовой деятельностью человека. В ней делают отметку, если работника:

• приняли на работу или уволили;
• перевели на новую должность;
• перевели на неполный день или удалённый формат работы.

Кроме того, в базу данных вносят информацию о присвоении новой квалификации, отказе от использования бумажной трудовой, приостановлении и активации трудового договора в связи с мобилизацией. Также в СФР подают сведения о заключении и расторжении договоров ГПХ, если по ним предусмотрены отчисления в страховые фонды.

Кто вносит сведения

Подавать данные в СФР — обязанность работодателя. Компания должна отчитываться обо всех изменениях, связанных с трудовой деятельностью сотрудников, устроенных по трудовым договорам и ГПХ.

Раньше данные в Соцфонд подавали по форме СЗВ-ТД, но в 2023 году она была отменена. Теперь используют ЕФС−1. Все кадровые изменения отражают в п. 1.1.

 _{Образец отчетности по форме ЕФС−1. Фото: Выберу.ру}

Отчётность сдают по каждому работнику отдельно. Но только в том случае, если с ним произошли кадровые изменения. Если сотрудник продолжает работать, как и раньше, подавать информацию в СФР не требуется.

Закон (п. 5 и 6 ст. 11 закона № 27-ФЗ от 01.04.1996) регламентирует сроки, в которые необходимо направить данные о произошедших изменениях:

• при приёме на работу и увольнении/приостановлении, активации договора — не позже следующего дня с момента выхода приказа;
• в остальных ситуациях — до 25 числа следующего месяца.

В зависимости от количества сотрудников в организации, информацию в СФР можно отправлять в цифровом или бумажном формате. Если на предприятии работает более 10 человек — только в электронном виде, до 10 включительно — в любом по выбору руководителя и бухгалтера.

Сведения, содержащиеся в ЭТК

Электронная версия книжки содержит те же данные, что и бумажная. В ней указаны ФИО владельца, периоды трудоустройства, наименования работодателей, должности и квалификации, основания, по которым вносились изменения.

Переход на электронную трудовую

Работник может не переживать, как сделать электронную трудовую книжку. Работодатель ведёт её в любом случае. Но по желанию работник всегда может перейти исключительно на цифровую книжку, отказавшись от классической. Для этого нужно:

1. Написать заявление и подать его в бухгалтерию или кадровую службу. Составляется в свободной форме. В заявлении нужно указать, что хотите получать информацию о занятости в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.
2. Забрать бумажную книжку. Организация сделает в ней соответствующую отметку и выдаст её вам на руки. На это отводится 3 дня с момента подачи обращения.

При заполнении бумажной книжки кадровик или бухгалтер делает в ней запись следующего вида: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ».

Как получить выписку из электронной трудовой

Все данные кадрового характера попадают в информационную базу Соцфонда, из которой их можно получить в виде выписки по форме СТД-СФР. Она содержит сведения о стаже работника. До 2020 года данные могут носить сжатый характер, поскольку ранее работодатели не вели цифровые трудовые.

Кроме того, получить выписку можно через работодателя. Но в этом случае она будет предоставлена по форме СТД-Р и содержать информацию, касающуюся стажа только в конкретной компании.

Лично у работодателя

Компания-работодатель обязана предоставить сотруднику выписку из трудовой по запросу или при увольнении. В первом случае на это отводится 3 рабочих дня, во втором — документ нужно передать в последний рабочий день сотрудника.

В выписке от работодателя будет содержаться вся информация, касающаяся места работы:

• дата приёма и увольнения (если оно было);
• занимаемая должность (должности);
• присвоение квалификации, разряда и т. д.;
• основания для переводов, увольнения.

Выписка может быть предоставлена в электронном или бумажном виде — в каком попросит сотрудник.

В отделении СФР или МФЦ

Полную выписку, содержащую сведения о стаже, можно получить только в СФР. Если она нужна в бумажном виде, можно обратиться напрямую в Социальный фонд или заказать её через МФЦ.

Такая выписка требуется для предъявления:

• работодателю при трудоустройстве;
• органам соцзащиты для получения социальных выплат;
• консульствам для получения визы;
• судебным органам для разбирательства.

При личном обращении за документом при себе нужно иметь паспорт. Срок подготовки бумажной выписки — 3 суток.

Онлайн в личном кабинете СФР

Получить документ в цифровом формате можно через портал СФР. Для этого:

1. Зайдите на официальный сайт ведомства и кликните по ссылке «Личный кабинет гражданина». 

_{Личный кабинет гражданина на портале СФР. Фото: Выберу.ру}

2. Выберите пункт «Пенсионное и социальное обеспечение».
3. Авторизуйтесь в аккаунте, используя пароль и логин от портала «Госуслуги» (нужна подтверждённая запись).

_{Заказ справки/выписки о трудовой деятельности на портале СФР. Фото: Выберу.ру}

4. Нажмите на ссылку «Заказать справку о трудовой деятельности».
5. Проверьте корректность вашего адреса электронной почты и отправьте обращение в ведомство.

Готовый документ поступит на ваш email.

На портале «Госуслуги»

Заказать цифровую выписку можно через портал госуслуг. Для этого:

1. Авторизуйтесь в системе.
2. В горизонтальном меню найдите раздел «Справки/выписки».
3. Кликните по ссылке «Выписка из электронной трудовой книжки».
4. Подайте запрос на получение услуги.

_{Получение выписки из ээлектронной трудовой книжки на портале «Госуслуги». Фото: Выберу.ру}

Как только документ будет готов, в личный кабинет придёт уведомление и поступит выписка, которую можно скачать в форматах pdf и xml. Первый открывается в привычном виде, второй — в виде кодов. XML-документ может понадобиться для представления в кредитное учреждение.

Запросить электронную выписку могут все желающие — не имеет значения, есть у них бумажная книжка или нет.

Что будет, если работодатель не перейдёт на электронные трудовые

Передача сведений в СФР — прямая обязанность работодателя. Если продолжать вести бумажные трудовые и не отчитываться перед ведомством, компании грозят штрафные санкции:

• для предпринимателей и малых предприятий — до 5 тыс. рублей;
• для остальных компаний — до 50 тыс. рублей.

Кроме того, КоАП РФ предусматривает наказание за предоставление данных по форме ЕФС−1 с опозданием. Штраф должностному лицу в этом случае составляет от 300 до 500 рублей.

Преимущества и недостатки электронной трудовой

Большая часть документооборота переходит в цифровой формат. В том, чтобы завести электронную трудовую, есть плюсы и минусы.

Плюсы

Преимущества использования электронных трудовых книжек:

1. Скорость. Сотрудник может оформить нужную справку в любой момент удалённо. Для этого не нужно ехать в офис и писать заявление в бухгалтерию.
2. Надёжность. Информация, которая хранилась на бумажных носителях, часто пропадала. Книжки сгорали при пожарах, их заливали водой или теряли. Электронным данным такие неприятности не страшны.
3. Удобство. Многие ведомства могут получать интересующие их данные самостоятельно онлайн. Поэтому при оформлении различных льгот не понадобится подготавливать лишние документы.
4. Удалённое трудоустройство. Выписку из ЭТК можно использовать при дистанционном оформлении на работу. Достаточно скачать её и переслать работодателю.

Компаниям, которые нанимают сотрудников, цифровые книжки позволяют сократить объём бумажной работы и избежать риска потери документов.

Минусы

Недостатки ЭТК могут ощущать только организации, в которых работает много сотрудников. С введением цифрового документооборота возрос объём отчётности в СФР. Если в компании трудится несколько сотен человек, отправлять отчёты приходится слишком часто.