Как написать заявление на отпуск

Екатерина Линник

19 марта 2024 16:41

9 минут чтения

По закону каждый сотрудник может написать заявление на стандартный 28-дневный отпуск. Предусмотрены также различные варианты дополнительного отдыха – работодатель обязан предоставлять его при опасных или вредных условиях труда, женщинам в связи с беременностью и родами, по уходу за детьми, на время сессий, для прохождения повышения квалификации и в других случаях. Расскажем, как пишется заявление на отпуск, какие документы приложить к нему и в какие сроки подать.

Как составить заявления для разных видов отпусков

Образец заявления на отпуск будет отличаться в зависимости от того, с какой целью оно подаётся. Но есть стандартные правила для всех ситуаций – в бланке заявления о предоставлении отпуска любого вида, оплачиваемого или неоплачиваемого, указывают причину, продолжительность, дату, ФИО и подпись сотрудника. Ответом будет резолюция на заявлении.

Ежегодный оплачиваемый или дополнительный отпуск

Ежегодно отпуска предоставляются каждому сотруднику, отработавшему минимум полгода в компании, причём получить его можно и раньше, если согласует работодатель. Стандартная длительность – всего 28 календарных дней, но больше у определённых категорий работников. Например, у преподавателей это 56 дней, для сотрудников младше 18 лет – 31 день.

Графики составляются заранее – к концу декабря они должны быть готовы для ознакомления сотрудниками. Составляются по форме №Т−7, хотя она необязательна для применения – каждое предприятие вправе использовать собственные шаблоны для составления графика.

Если сотрудник уходит на отдых согласно составленному ранее графику, приказ можно оформить за 14 дней до даты ухода. В стандартной ситуации выход в отпуск не по графику должен быть согласован двумя сторонами, причём работодатель вправе отказать за исключением ряда категорий работников – сотрудники с детьми-инвалидами, беременные женщины, несовершеннолетние и др.

В заявлении пишутся:

«шапка» – ФИО руководителя, наименование компании, ФИО сотрудника;
в тексте указывается просьба: «Прошу предоставить мне ежегодный оплачиваемый/дополнительный отпуск»;
также необходимо привести информацию, с какого числа он начнётся, какую продолжительность будет иметь;
под текстом поставьте число, подпись, фамилию и инициалы.

Ниже приведён образец заявления на ежегодный оплачиваемый отпуск.

Отпуск без сохранения заработной платы

Согласно действующему законодательству, кроме очередных оплачиваемых отпусков, сотрудники имеют право уйти на отдых без сохранения зарплаты, то есть за свой счёт. В обычной ситуации работодатель может не согласиться отпустить сотрудника, но есть категории лиц, кому отказать в использовании отдыха не могут:

студенты и абитуриенты;
инвалиды;
работающие пенсионеры;
сотрудники, у которых произошёл форс-мажор, например, смерть близкого человека;
Герои России и др.

Также в коллективном договоре могут быть перечислены иные сотрудники, которым работодатель обязан предоставить такой отпуск – одинокие родители, родители несовершеннолетних детей, если их двое и более. Согласно нормам закона продолжительность такого отпуска зависит от статуса сотрудника и не превышает 60 дней.

Заявление на отпуск за свой счёт подаётся вместе с документами, которые подтвердят право на него. Можно сделать две копии и оставить у себя второй экземпляр с отметкой о принятии. В нём указываются причины, например, уход за больным родственником, а также стандартные данные – фамилия, имя и отчество сотрудника, продолжительность, дата выхода, подпись и др.

Образец заявления на отпуск без сохранения заработной платы.

Учебный отпуск

Отпуск для студента – дополнительный к ежегодному и другим, например, в связи с беременностью и родами. Для оформления потребуется справка-вызов, которую предоставят в учебном учреждении.

Порядок предоставления такого внеочередного отпуска отличается:

согласно Трудовому кодексу, взять его могут заочники, впервые получающие образование, даже если в трудовом договоре указано иное;
место за сотрудником сохраняется на весь период такого отпуска, также положены отпускные;
оформить разрешено на срок от 40 дней до 4 месяцев в зависимости от курса и типа аттестации;
предоставляется только тому, кто работает на законных основаниях – официально оформлен;
студент должен учиться там, где есть государственная аккредитация;
если работаете по совмещению, требуется согласование с руководителем, а условия академического отпуска должны быть указаны в трудовом договоре;
продолжительность – не более чем указано в вызове из учебного заведения, но студент имеет право выйти на работу раньше срока.

Заявление лучше подать заранее, хотя по закону оформлять его для учебного отпуска необязательно. Также не установлены сроки уведомления директора. Но надо уточнить у начальства, за сколько дней пишется заявление на отпуск, иначе компания может не успеть выплатить отпускные, что обязана сделать авансом вовремя – за 3 дня до указанной даты.

Содержание заявления стандартное – нужно внести данные компании, ФИО заявителя, в тексте указываются просьба о выделении дополнительного отпуска, период, продолжительность, причина, например, прохождение промежуточной аттестации, название учебного заведения. К форме прилагают справку-вызов и передают в отдел кадров.

Согласно части 4 статьи 177 Трудового кодекса РФ, работодатель не вправе использовать перенос отпуска или отказывать заочнику при наличии соответствующей справки-вызова. Работник же не обязан ждать, пока составят приказ – он вправе выйти на сессию или защиту диплома день в день.

Отпуск по беременности и родам

Его ещё называют декретным, он регламентируется статьями 255 и 256 ТК РФ. Единственное основание для его получения – больничный лист, который позволяет большинству женщин уйти на отдых с 30 недель беременности, а в случае многоплодного её варианта – с 28 недель.

Особенности отпуска по причине декрета сотрудницы:

отказать работодатель не может – он обязан предоставить его согласно листу нетрудоспособности;
заявление по закону необязательно, но во многих организациях женщин могут попросить составить его;
стандартно создаётся приказ – по унифицированной или другой форме;
по общему правилу продолжительность составляет 140 дней – половина даётся до родов и столько же после, но в случае многоплодной беременности и наличия осложнений максимальная длительность может составлять 194 дня;
оформляется только на женщину, в то время как отпуск по уходу за детьми могут взять другие родственники, например, бабушка или муж;
принудительное увольнение в период декрета недопустимо по закону, кроме случаев ликвидации предприятия.

Как правильно написать заявление на отпуск:

составьте письменное заявление, в котором стандартно сделайте «шапку», укажите дату ухода, причину и др.;
нужно приложить подтверждающие документы – больничный лист, может использоваться его электронный вариант;
затем бланк подают руководству компании, отдел кадров должен ознакомиться с ним;
рассмотрение занимает обычно не более одного дня с момента подачи;
после составляется приказ, где расписывается сотрудница.

Обычно заявление на декретный отпуск заполняется в свободной форме.

Отпуск по уходу за ребёнком

Когда отпуск по беременности и родам завершён, положен ещё один – по уходу за ребёнком. Он доступен любому гражданину, а не только матери – заявление пишут супруги, дедушки, бабушки и любые родственники, если так складываются семейные обстоятельства.

Особенности:

продолжительность отпуска составляет 3 года, но пособие положено только в течение 1,5 лет;
сотрудник не обязан отгуливать такой отпуск – может находиться в нём несколько недель или другой период, а может сразу выйти на работу;
можно одновременно находиться в отпуске и работать, но неполный день;
сотрудник обязан подать заявление по месту работы, заработная плата не сохраняется;
оповестить работодателя нужно стандартно за 2 недели;
в самом заявлении указываются период и причины, прикладываются подтверждающие документы.

Заявление может быть написано в свободной форме с указанием обязательных данных о сотруднике. Также требуется указать предположительный период отпуска, при этом на работу можно выйти раньше.

Отпуск с последующим увольнением

Некоторые работники используют отпуск перед тем, как планируют уволиться. Фактически после него они не выходят на работу. Это не запрещено законом. Согласно статье 127 ТК РФ, датой увольнения будет считаться последний день отдыха. Однако работодатель вправе отказать, кроме ситуации, когда отпуск указан в заранее составленном графике, но тогда за неиспользованные дни обязательно выплачивается компенсация.

Отпуска с последующим увольнением предоставляются с ограничениями. На них не стоит рассчитывать тем работникам, которых увольняют за совершение определённых действий, например, прогулы. В остальном же можно использовать и весь полагающийся отпуск, и его часть, а за оставшееся количество рабочих дней получить компенсацию деньгами. Оформляются они по соглашению сторон – работодателя и работника.

Определённые моменты бывают при предоставлении таких отпусков тем, кто ещё не отработал полгода. Для них по требованиям законодательства количество дней рассчитывается в соответствии с отработанным в текущем году временем.

Процедура подачи заявления та же – потребуется заполнить бланк, в котором указывают стандартные данные, после этого кадровик рассмотрит вашу заявку и, если отпуск будет одобрен работодателем, составит приказ. Бухгалтерия заранее должна рассчитать компенсацию, если она используется, и выдать деньги до дня выхода в отпуск. Причём допустимо указание в одном заявлении одновременно двух просьб – об отпуске и увольнении, но желательно написать два отдельных, чтобы не было проблем с расчётами.

Как оформить перенос и продление

Некоторые типы отпусков можно перенести или продлить, если возникли соответствующие личные обстоятельства. Например, в отношении плановых отпусков это возможно, если сотрудник до его окончания попадает на больничный – продление в этом случае будет автоматическим на соответствующее количество дней. Это же касается и переноса – некоторые работники уходят в него позже, чем предусмотрено графиком.

В ТК РФ сказано, что допускается перенос, если:

заявителю не выплачены отпускные минимум за 3 дня;
работнику сообщили о начале менее чем за 14 дней;
сотрудник выполнял гособязанности, например, был на военных сборах и др.

Есть исключения:

работникам с вредными условиями труда запрещено переносить отпуск на следующий год, также это касается лиц до 18 лет и тех, кто не использовал отдых 2 года подряд и более;
если отпуск перенесён из-за производственной необходимости, администрация предприятия обязана предоставить его до окончания года, за который он был положен.

Для переноса или продления напишите соответствующее заявление, а если процесс инициирует работодатель, он должен составить уведомление для работника. Также стандартно формируется приказ.

В какие сроки оформить заявление на отпуск

Для плановых и внеплановых отпусков законодательство не определяет срок подачи заявления. Но важно сделать это в среднем за две недели до его начала. В первую очередь это нужно для расчёта отпускных и для того, чтобы коллеги нашли временного работника на вашу должность до истечения срока отдыха.

В этом правиле есть исключения. Например, если вы не знаете конкретных дат из-за возникшего форс-мажора, заявление подаётся в любой удобный момент – это касается неоплачиваемого отпуска за свой счёт. Здесь не предусмотрены определённые сроки, а отпуск начинается, как только кадровая служба подпишет вашу заявку.

Какие документы надо приложить к заявлению

В перечне необходимых документов, которые следует приложить к заявлению:

справки-вызовы из учебных заведений;
больничные листы;
свидетельства о рождении детей;
справки по месту работы родственников, если они будут ухаживать за ребёнком, и др.

Дополнительная информация нужна, только если отпуск выдаётся по причине, подтверждаемой документально. Обычный ежегодный получают только по одному заявлению, другие документы не нужны.

Что происходит после написания заявления на отпуск

Если планируете отпуск, составьте и подпишите заявление, затем передайте его в бухгалтерию, здесь же помогут с правильным заполнением. После этого:

Оно проверяется на отсутствие ошибок, также смотрят приложенные документы. Это может длиться в среднем 1–2 дня.
Заявление согласовывается с руководителем. Он может вынести одно из двух решений – одобрить отпуск сотрудника или отказать. Если не получено его согласие, причины отказа должны быть обоснованы.
Если заявление одобрено, издаётся приказ. Кроме того, согласно с утверждённым приказом рассчитываются и выплачиваются отпускные.

Хотя заявку можно составить в произвольной форме, лучше возьмите готовый образец, чтобы не сделать ошибок. Если при приёме обнаружат некорректное заполнение, придётся всё переписывать.

Включаются ли в дни отпуска нерабочие дни

На период отпуска могут выпасть дни, которые будут считаться нерабочими, например, государственные праздники. Обычно это выходные, которые, даже если попадают на субботу и воскресенье, переносятся на понедельник.

Ст. 120 ТК РФ содержит требование о добавлении таких дней к отпуску. Однако есть нюанс – если на этот период попали перенесённые с других дат дни, их не добавят к общей продолжительности отдыха. Пример – вы ушли отпуск в мае, стандартные майские праздники добавят, а если, например, сюда перенесли один день с январских выходных, он не будет учтён.

Нерабочие праздничные дни могут попасть и на другие варианты отпуска, например, предоставляемого на период обучения, за свой счёт и других. Здесь в большинстве случаев к общей продолжительности такие дни не добавляются, поскольку, например, учебный предоставляется на определённое количество дней, в течение которых продолжается сессия. Если будете брать отпуск за свой счёт или для учёбы, за приходящиеся на это время праздничные дни ничего не добавят.

Когда составляется график отпусков

Утверждение графика – обязанность каждой, а не отдельной компании. При этом работодатели стараются принять к сведению желаемые сотрудниками даты, но с учётом производственных возможностей. Естественно, отпуск не может быть предоставлен всем в летние месяцы, поэтому либо оформляют очерёдность, либо делят его на части. Так все сотрудники отдыхают равномерно и справедливо.

График считается важным локальным нормативным актом и утверждается не позже начала нового года – законодательство требует, чтобы главный для отпусков документ был утверждён до середины декабря. Письмом Минтруда № 14−2/ООГ−9399 определяется, что он должен быть готов минимум за две недели до наступления следующего года. Когда имеются выходные дни, то с их учётом существуют разные даты представления документа – в среднем 15–18 декабря.

При несоблюдении норм могут возникнуть связанные с нарушением последствия. Так, если график не утверждён, на организацию налагается штраф до 50 тыс. руб., а на ИП – до 5 тыс. руб.

Можно ли заменить отпуск денежной компенсацией

Запрос денежной компенсации вместо обычного отпуска возможен, но одного желания сотрудника недостаточно. Стандартно на неё могут рассчитывать те, кто увольняется, но иногда деньги может получить и тот, кто после отпуска продолжает работать дальше.

Основные правила:

для продолжающих работать сотрудников компенсация положена только в случае, если, помимо планового, есть ещё дополнительные отпуска или стандартный имеет увеличенный срок;
в пределах обычного ежегодного отпуска компенсация не положена, но вместо всего, что сверх 28 дней, можно получить оплату;
запрещено заменять компенсацией удлинённые или дополнительные отпуска лицам до 18 лет, беременным, при вредных условиях труда;
количество дней сверх 28 дней стандартного отпуска может быть любым – то есть компенсацию можно получить и за один день, и, например, за неделю;
могут рассчитывать и новые работники, которые только устроились, и сотрудники со стажем.

На выплату также подаётся заявление с соблюдением возможных правил заполнения. Работодатель не имеет права по собственной инициативе перечислить работнику деньги и лишить его законного отдыха. Но сотрудник может обозначить своё желание – когда заявление поступит, составляется приказ. Кроме того, для выплаты компенсации нужно получить согласие руководства – компания не обязана соглашаться на это.