Апостиль: что это и как поставить

Что такое апостиль

Выданные в России документы без подтверждения часто не принимают за границей. Это правило действует не во всех странах, но в большинстве случаев их требуется легализовать, чтобы они признавались в образовательных учреждениях, работодателями и др.

Что это – апостиль для документов в России? Это печать, которой подтверждают юридическую силу предъявленного документа за рубежом. Проставляют его из-за того, что, например, при заключении брака данные об этом остаются только на территории страны, а за её пределами этот факт нужно подтвердить.

Апостиль представляет собой штамп с подписью уполномоченного лица. Печать ставят на тот документ, который нужно легализовать, или на отдельный – он предъявляется в дополнение к основному. Такая норма действует с 1961 года и призвана упростить подтверждение юридической значимости документов в разных странах. Но действует правило не в каждом государстве – список постоянно меняется.

Для апостилирования необходимы паспорт или другой документ, удостоверяющий личность, тот документ, на который ставят штамп, заявление и квитанция об оплате госпошлины. Если подаёте заявку через Госуслуги, документы загружаются в электронном формате, а заявление заполняется онлайн.

Для каких документов требуется апостиль

Копия, заверенная апостилем, или документ, на котором проставлен штамп, могут потребоваться при приеме на работу, подаче документов в вуз, заключении или расторжении брака. Поэтому чаще всего легализация касается:

• документов, которые выдают в ЗАГС, – свидетельств о рождении, смерти, расторжении, заключении брака, смене имени, об установлении отцовства, усыновлении ребёнка;
• документы, полученные в образовательных учреждениях, – вузах, колледжах, училищах, школах, а также при получении послевузовского, дополнительного образования или повышения квалификации;
• доверенности;
• решения суда;
• справки о несудимости и др.

Если документ выдан дипломатическим представительством или консульством, легализовывать его не нужно. Он уже имеет юридическую силу в той стране, где получен. Также штампы не ставят на некоторых коммерческих документах, например, таможенных.

Как и где поставить апостиль на документы

Сделать апостиль в Москве быстрее, чем в небольшом городе. Правом апостилировать документы в России наделены:

• органы ЗАГС;
• МВД;
• департаменты образования;
• Росархив;
• Минюст;
• Министерство обороны;
• Генпрокуратура.

Ещё один способ – обращение к нотариусу, но он выступает только посредником. Он будет обращаться в то ведомство, которое выдало документ. Стоимость апостиля у нотариуса обычно выше. Например, если вы планируете ехать за границу, российское свидетельство о рождении должно быть переведено на язык страны назначения. Затем оно заверяется у нотариуса, здесь же можно сразу поставить апостиль или самостоятельно обратиться в ЗАГС.

Получение апостиля для электронных документов

И обычные, и электронные документы можно апостилировать только в той стране, где они получены. С прошлого года, кроме стандартных штампов, используют ещё и электронный формат легализации. Например, образец заявления на апостиль диплома выглядит так:

• авторизоваться в Госуслугах при наличии подтверждённой учётной записи;
• перейти в раздел «Проставление апостиля»;

• нажать кнопку «Получить услугу»;

• появится форма, в которой будут сведения о заявителе (ФИО, дата рождения), данные паспорта, адрес, телефон, электронная почта;
• выберите страну;

• внизу нужно ввести данные документа, который хотите легализовать. Например, если это диплом об образовании, указывайте его тип, серию, номер, регистрационный номер, орган и дату выдачи, количество листов приложения;

• затем выберите способ получения оригинала документа – лично или почтовым письмом с уведомлением;

• дайте согласие на обработку персональных данных;
• загрузите электронную копию документа;
• отправьте заявку.

В одну форму можно загрузить сразу несколько документов, в том числе относящихся к несовершеннолетним лицам. Если подаете запрос по доверенности, в конце заполненной формы необходимо прикрепить электронную копию доверенности.

Срок обработки заявления занимает до одного рабочего дня, обратиться могут не только граждане РФ, но и лица без гражданства, иностранцы. Услуга платная – необходимо оплатить госпошлину в 2500 руб. и предоставить подтверждение оплаты.

Получение апостиля по доверенности

Если не можете самостоятельно легализовать документы, доверенность потребуется только в одном случае – когда будете получать документы об образовании, например, аттестат или диплом. В этом случае у доверенного лица должна быть доверенность, которую заверил нотариус.

Получение апостиля для документов, выданных в другом регионе

На сертификаты и дипломы можно поставить апостиль в любом регионе вне зависимости от того, где они были получены. Во всех остальных случаях необходимо личное посещение или обращение доверенного лица. Например, если свидетельство о рождении выдал ЗАГС Ростова-на-Дону, поставить штамп в Санкт-Петербурге не получится.

Но выход есть – апостиль ставится и на дубликаты. Их можно получать по месту фактического проживания. Для этого обращаетесь в ЗАГС Санкт-Петербурга, который подаёт запрос в Ростов-на-Дону, и уже на дубликате ставят апостиль. На руках при этом остаются два экземпляра документов – исходный и повторный.

Ещё один способ не ехать в регион, где выданы документы, – сделать копию и заверить у нотариуса. Ответственное ведомство в этом случае должно поставить штамп на копии, но такой документ могут не принять за границей.

Страны, в которых принимают апостиль

Апостилирование документов работает в странах – участницах Гаагской конвенции, заключенной в 1961 году. Это больше 100 государств, например, Эстония, Австралия, Албания, Бразилия, Венгрия, Латвия, Молдова, Польша, Турция, Украина, Узбекистан и др.

Некоторые страны не являются участницами Гаагской конвенции, но выданные в РФ документы признают. Это государства – участники Минской конвенции: Беларусь, Казахстан, Вьетнам, Кыргызстан и др. Здесь будет достаточно перевода документов, а иногда даже и этого не потребуется, например, в Беларуси.

Если страна не входит ни в Гаагскую, ни в Минскую конвенцию, используется легализация документов в консульстве. Это правило действует в Таиланде, Канаде, Египте и др.

Могут ли отказать ставить апостиль на документы

Основная причина отказа – плохое состояние оригинала документа, из-за чего он может быть признан недействительным. Также апостиль не предоставляют из-за ошибок в документах и даже разночтений, например, буквы «ё» вместо «е» и наоборот в имени, фамилии или отчестве.

Как поставить апостиль за границей

Согласно законодательству, апостилирование российских документов за рубежом не предусмотрено – в местных ведомствах нет базы данных, где можно было бы найти информацию о заявителе. Но необходимые документы можно отправить в Россию и поставить на них штамп через доверенное лицо, если нужна доверенность, или просто с помощью другого человека.

Какие существуют альтернативы апостилю

Единственная замена апостилю – консульская легализация документов в той стране, куда вы планируете ехать. При этом сначала документ должен быть заверен нотариально.