Заявление на отпуск без сохранения заработной платы: как правильно написать

Наталия Пластинина

7 минут чтения

333

Представьте, что вам срочно нужно взять выходной в разгар рабочей недели: свозить бабушку в поликлинику, посадить дядю на поезд, встретить сестру из роддома. Но по графику у вас отпуск только через два месяца. Как быть в этом случае? Закон позволяет работникам брать выходные за свой счёт. Главное – знать, как правильно написать заявление и когда руководство не вправе отказать во внеплановом отдыхе от работы.

_{Иногда обстоятельства требуют взять внеплановый выходной на работе. Фото: freepik.com}

Что такое отпуск за свой счёт?

Каждый работник вправе отдохнуть от работы и взять:

ежегодный основной отпуск (ст. 114 ТК РФ);
дополнительный отпуск (например, за работу в режиме ненормированного рабочего дня или во вредных условиях (ст. 116 ТК РФ));
без сохранения заработка (за свой счёт (ст. 128 ТК РФ).

Суть понятия отпуска за свой счёт (ещё его называют «административным») кроется уже в самом его названии. Основное отличие от остальных – этот вид отдыха работодатель не оплачивает. Но это не единственное различие.

Отличительное качество, признак	Оплачиваемый отпуск (основной и дополнительный)	Административный отпуск (за свой счёт)
Обязан ли работодатель предоставлять	Обязан ежегодно	Не обязан, кроме случаев, перечисленных в ст. 128 ТК РФ.
За сколько дней надо подавать заявление	Отпуска предоставляются по графику (ст. 123 ТК РФ). Если хотите взять оплачиваемый отпуск внеурочно, подать заявление надо минимум за 3 дня, чтобы работодатель успел его оплатить.	Законом не установлено. Можно подать хоть утром первого дня отпуска за свой счёт
Минимальный срок отпуска	Работник может делить отпуск, но одна из его частей не может быть меньше 14 дней (ч. 1 ст. 125 ТК РФ). Остальные дни можно брать хоть по одному дню, главное – согласовать это с работодателем. Минимальный срок дополнительного отпуска регулируется нормативными актами. Обычно не бывает короче трёх календарных дней.	Не установлен. Можно брать по одному дню.
Максимальный срок отпуска	1. Ежегодный основной – 28 календарных дней для любых работников (ст. 115 ТК РФ). 2. Есть удлинённые основные отпуска для отдельных категорий. Например, для учителей, врачей − 42−56 дней (ст. 334 ТК РФ), несовершеннолетним работникам — 31 день (ст. 267 ТК РФ) 3. Продолжительность дополнительных отпусков устанавливается нормативными актами РФ и трудовым договором. Она неодинакова для разных категорий. Максимальный срок допотпуска для работников северных регионов страны – 24 календарных дня.	Ограничений нет, главное − чтобы работник и руководитель договорились. Если работодатель против такого отпуска, но есть обстоятельства из ст. 128 ТК РФ, то максимальный срок отпуска – 60 дней – установлен для инвалидов. Но нужно учитывать, что все отпуска за свой счёт больше двух недель уже не войдут в стаж для начисления основного отпуска (ст. 121 ТК РФ).

Как вы успели заметить, для административного отпуска в принципе нет каких-то лимитов и ограничений. Сколько захотите – столько и можете взять. Когда запланируете (даже внезапно), тогда и обращайтесь к руководству. Ну тут важно учитывать, что работодатель не обязан во всём соглашаться с работником и отпускать того с работы по первому требованию. Но есть точный перечень случаев, когда работодатель обязан предоставить работнику отпуск за свой счёт.

Категории работников	Максимальное количество дней отпуска за свой счёт, которые работодатель обязан предоставить, календарных дней в году
Участники ВОВ	35
Работающие пенсионеры, получающие пенсию по старости	14
Работающие инвалиды	60
Жёны и родители военнослужащих, погибших при исполнении обязанностей военной службы	14
Любые работники, которым отпуск нужен по случаю свадьбы, рождения ребёнка, смерти близких родственников	5

Перечень не закрытый. Дополнительно аналогичные перечни могут быть установлены не только в ТК, но и в других законах. Например, похожий вид отпуска есть в законе, который регулирует льготы чернобыльцам (закон № 1244−1). По закону работодатель обязан предоставить отпуск ликвидаторам радиационной аварии и рассчитать средний заработок для оплаты. Правда, оплачивает его не предприятие, а Социальный фонд России (СФР).

Важно: во всех перечисленных случаях работодатель обязан предоставить отпуск без сохранения заработной платы. В остальных ситуациях – как работник и руководство договорятся.

Максимально допустимого периода, на который руководитель может отпустить работника в отпуск за свой счёт, законом не установлено. Стороны могут договориться, что работник уйдёт в неоплачиваемый отпуск и на полгода, и на год.

Отличие отпуска за свой счёт от отгула

Многие путают отпуск за свой счёт с отгулом. Разница между ними в следующем: отгул – это компенсация за работу в выходной или праздничный день. По закону (ч. 4 ст. 153 ТК РФ) работник, которого директор привлёк к работе в выходной, вправе выбрать либо двойную оплату в этот день, либо отгул. Если тот выбрал отгул, то бухгалтерия оплачивает работу в выходной в одинарном размере (как обычный рабочий день), а день отгула не оплачивает.

Работник вправе использовать отгул в течение года. Если не успел этого сделать и увольняется, то бухгалтерия должна оплатить неиспользованный отгул. Доплатой будет та самая разница в сумме, как если бы он изначально выбирал двойную оплату. Деньги перечислят в день выплаты окончательного расчёта. Правило замены отгула денежной компенсацией появилось с 1 марта 2025 года (ч. 4 и 5 ст. 153 ТК РФ).

Требования к тому, как брать отгул, не регламентированы. Нет жёстких правил, за сколько дней писать заявление и сколько сразу можно взять дней, если их накопилось много. Всё зависит от договорённостей сторон. Но схожесть между отгулом и отпуском за свой счёт есть: работодатель не оплачивает сам день отдыха. При этом и тот и другой вид отдыха он обязан предоставить. Между сторонами могут возникнуть разногласия, в какой именно день это делать. Тогда придётся договариваться.

Как написать заявление на отпуск?

Первое, что нужно сделать, если собрались в отпуск за свой счёт, — написать заявление. Основываясь на нём, работодатель издаст приказ.

Важно: пока не вышел приказ о предоставлении отпуска, уходить в него нельзя. Работодатель вправе квалифицировать отсутствие на работе как прогул.

Необходимые документы для подачи заявления

В ст. 128 ТК РФ указано, что административный отпуск предоставляется «по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам». Как правило, написать именно эту фразу в качестве причины – достаточно. Но если руководитель против, придётся указать точную причину. Например, сослаться на предстоящие похороны близкого родственника или назначенный день свадьбы. Также потребуется приложить копии документов-оснований. Например:

свидетельство о смерти близкого родственника;
копия заявления в ЗАГС о бракосочетании;
удостоверение инвалида;
пенсионное удостоверение и пр.

Если же руководство и так не против дать вам внеплановый выходной, то никакие документы дополнительно прикладывать не придётся.

Структура заявления

Законом никаких унифицированных форм заявления на отпуск не утверждено, но организация вправе разработать свои. Если примерных бланков нет, то напишите заявление, пользуясь примерной структурой:

кому;
от кого;
название «заявление»;
изложение просьбы с указанием конкретного дня и причины для предоставления дня отпуска;
дата;
подпись, расшифровка подписи.

Образцы заявлений

Рассмотрим два варианта заявления на неоплачиваемый отпуск:

1. Когда работодатель и так согласен дать вам день отдыха (упрощённый вариант);

Образец 1 (упрощённый вариант)

_{Образец заявления на неоплачиваемый отпуск, когда не нужно подтверждать наличие оснований. Фото: freepik.com}

Указание в виде причины «семейные обстоятельства» - обтекаемая форма, вовсе не обязательно давать расшифровку положения дел, если руководитель об этом не просит.

2. Когда руководитель против давать день отдыха, но обязан это сделать по закону (усложнённый вариант).

Образец 2 (усложнённый вариант)

_{Образец заявления на неоплачиваемый отпуск, когда руководитель требует указать причину и приложить доказательства наличие основания. Фото: freepik.com}